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篇（1）

（一）規(guī)范學(xué)術(shù)精神。鑒于檔案學(xué)的學(xué)科特點，每一位檔案學(xué)者都必須始終不渝地堅持實事求是的科學(xué)精神，加強與檔案部門合作，緊密聯(lián)系檔案工作實際，善于從鮮活的檔案工作實踐中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，并透過紛繁復(fù)雜的檔案工作表象抓住檔案工作發(fā)展規(guī)律。力戒紙上談兵、閉門造車，尤其要避免從理論到理論的文字游戲和空洞說教。即使從事檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，我們也不能脫離檔案工作實際，因為任何一項檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究都包含著某種特定的應(yīng)用目的。更何況檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究和檔案學(xué)應(yīng)用理論與技術(shù)研究之間本來就互相滲透、互相交叉，我們根本就不可能將其非常清楚地區(qū)分開來。研究檔案史、評價歷史上的檔案工作現(xiàn)象、檔案學(xué)思想和檔案學(xué)理論，也要實事求是、尊重歷史事實，而不能不加分析地全盤否定。實事求是既是一種科學(xué)精神，也是一種科學(xué)方法，彼此相輔相成，互為前提。

（二）規(guī)范文風(fēng)文德。檔案學(xué)理論只有不斷地推陳出新且被檔案實際工作者所接受，才能發(fā)揮其對現(xiàn)實的檔案工作實踐的指導(dǎo)作用。因此，檔案學(xué)研究者應(yīng)努力培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅、嚴(yán)格的科學(xué)工作作風(fēng)，不盲從、不迷信、不附和、不武斷，獨立思考，大膽創(chuàng)新，善于提出新問題，勇于開拓新領(lǐng)域，探求新知識，并大力提倡運用清新質(zhì)樸、通俗易懂的文字深入淺出地剖析檔案工作現(xiàn)狀，揭示檔案工作規(guī)律，預(yù)測檔案工作發(fā)展趨勢。切忌人云亦云，因循守舊，故弄玄虛，用晦澀、難懂的語言把簡單問題復(fù)雜化。檔案學(xué)研究者還應(yīng)加強文德修養(yǎng)，自尊、自信、自強、自律，淡泊名利，謙虛好學(xué)，不抄襲剽竊，不，把做人與做學(xué)問有機地結(jié)合在一起。

（三）規(guī)范檔案術(shù)語概念。建議有關(guān)部門應(yīng)盡快組織專家對現(xiàn)有的檔案術(shù)語概念進(jìn)行審查清理，在詞形、語義、專指性、配套性等方面嚴(yán)格把關(guān)，剔除那些內(nèi)涵模糊、外延過大、語義陳舊、專業(yè)化程度較低的所謂術(shù)語概念，重新建立一套符合檔案專業(yè)特色的、符合檔案學(xué)發(fā)展需要的術(shù)語概念，使檔案學(xué)者們在統(tǒng)一的術(shù)語概念基礎(chǔ)上進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和探討。

二、健全檔案科研管理體制，研究檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。目前我國檔案學(xué)研究中出現(xiàn)的許多問題很大程度上就是由于檔案科研管理體制不健全而造成的。因此，適應(yīng)社會和檔案學(xué)發(fā)展需要，改革檔案科研管理體制，已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。檔案科研管理體制的改革要與我國檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則及檔案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分調(diào)動各級檔案科研機構(gòu)和檔案科研工作者的積極性。改革的主要目標(biāo)是建立全國統(tǒng)一的檔案科研管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)制定國家檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，確立檔案科研布局，協(xié)調(diào)各檔案學(xué)研究機構(gòu)之間的關(guān)系，組織全國性檔案學(xué)優(yōu)秀成果的鑒定、轉(zhuǎn)讓、評獎工作。在此前提下，有計劃地逐步改變我國檔案學(xué)會條塊分割的分布狀態(tài)，使之完成社會化的轉(zhuǎn)變，成為在各級檔案行政管理部門指導(dǎo)下的非官方機構(gòu)，并注重促進(jìn)學(xué)術(shù)民主。

與此同時，要逐步改變目前的檔案學(xué)研究方式，重建檔案科研系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，實行檔案學(xué)研究集約化，優(yōu)化配置檔案科研資源。檔案學(xué)研究集約化的微觀主體是以檔案學(xué)研究者為最小單位的，檔案學(xué)研究者的創(chuàng)新性是檔案學(xué)研究集約化的物質(zhì)載體，其提高和改進(jìn)的途徑主要在于通過各種方式強化檔案科研人才的素質(zhì)。檔案學(xué)研究集約化的宏觀主體是以國家為最大規(guī)模的，國家的檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)研究集約化的核心力量，檔案學(xué)的整體水平能否提高，關(guān)鍵在于國家的檔案科研政策是否正確。而要實現(xiàn)二者的結(jié)合，就必須建立檔案科研共同體，即建立以學(xué)術(shù)帶頭人為核心的檔案科研小組（課題組）或檔案科研開發(fā)群體。通過檔案科研共同體，將不同部門、行業(yè)、地區(qū)的檔案科研機構(gòu)和科研工作者，特別是將從事理論工作的研究者和從事實際工作的研究者有機地結(jié)合在一起，集中資源，取長補短，高質(zhì)量地完成檔案科研課題，并可避免或減少低水平重復(fù)研究。檔案科研共同體的大量出現(xiàn)是實現(xiàn)檔案學(xué)研究集約化的基礎(chǔ)和基本任務(wù)。

另外，要研究檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展政策，制定檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。檔案學(xué)發(fā)展政策研究大體包括兩個方面的內(nèi)容：一是從總體上對檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展進(jìn)行考察，研究需要制定什么樣的政策，才能保證檔案學(xué)理論體系的合理發(fā)展，才能使其同檔案工作實踐相適應(yīng)、相協(xié)調(diào)：二是針對檔案學(xué)的具體領(lǐng)域或具體方面的發(fā)展，研究需要制定什么樣的政策，才能保證該領(lǐng)域或該方面具有更大的發(fā)展活力。具體來講，就是要研究各類檔案學(xué)研究機構(gòu)的協(xié)調(diào)與合作政策，檔案學(xué)研究經(jīng)費的劃撥政策，檔案學(xué)研究的國際交流與合作政策，檔案學(xué)理論研究隊伍的建設(shè)政策等。檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)發(fā)展的長遠(yuǎn)性、全局性藍(lán)圖，是對檔案學(xué)未來發(fā)展目標(biāo)及其實現(xiàn)途徑的規(guī)定和謀劃。它以長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)來規(guī)劃當(dāng)前的行動方案，要求既要重視對事關(guān)檔案學(xué)發(fā)展大局的熱點問題和重要領(lǐng)域的研究，又要注意檔案學(xué)理論的整體發(fā)展。制定檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略一定要結(jié)合檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展規(guī)律，緊跟現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢，尤其要與我國檔案學(xué)研究系統(tǒng)的總體規(guī)劃相適應(yīng)。

三、進(jìn)一步加強檔案學(xué)術(shù)評論工作。近20多年來，我國檔案學(xué)術(shù)評論有了一定的發(fā)展，不少雜志都先后刊發(fā)了篇數(shù)不等的述評文章，其中不乏上乘之作。這自然是一個良好的開端，是一種可喜的現(xiàn)象。但是，我們也應(yīng)該看到，檔案學(xué)術(shù)評論所受到的重視與應(yīng)受到的重視，還有不小的差距；檔案學(xué)術(shù)評論所發(fā)揮的作用與應(yīng)發(fā)揮的作用，也有不小的距離。也就是說，檔案學(xué)術(shù)評論還沒有被擺上應(yīng)有的位置，研究水平還比較后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案學(xué)發(fā)展的需要。

為進(jìn)一步加強檔案學(xué)術(shù)評論工作，當(dāng)前我們應(yīng)下大力氣重點抓好以下幾個方面的工作：第一，提高對檔案學(xué)術(shù)評論重要性的認(rèn)識。首先，檔案學(xué)理論研究者要正確認(rèn)識檔案學(xué)術(shù)評論在檔案學(xué)研究中的地位和作用，了解檔案學(xué)術(shù)評論的內(nèi)容和范圍，進(jìn)而明確開展檔案學(xué)術(shù)評論的必要性和迫切性，并把檔案學(xué)術(shù)評論當(dāng)作義不容辭的職責(zé)，切實加以重視。中國檔案學(xué)會及地方各級檔案學(xué)會要把檔案學(xué)術(shù)評論列入各自的工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期地組織召開包括檔案學(xué)術(shù)評論在內(nèi)的專題座談會和學(xué)術(shù)討論會。檔案學(xué)會會員及其他檔案工作者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，積極撰寫檔學(xué)術(shù)評論文章，藉此交流經(jīng)驗，逐步完善檔案學(xué)術(shù)評論的內(nèi)容，把檔案學(xué)術(shù)評論當(dāng)作一門分支學(xué)科來建設(shè)。第二，開辟檔案學(xué)術(shù)評論園地。目前我國既沒有檔案學(xué)術(shù)評論刊物，也沒有哪一種檔案雜志設(shè)置檔案學(xué)術(shù)評論專欄，這顯然不利于檔案學(xué)術(shù)評論活動的開展。從長遠(yuǎn)來看，創(chuàng)辦一種以檔案學(xué)術(shù)評論為主要內(nèi)容的雜志是十分必要的。在當(dāng)前，各級各類檔案雜志應(yīng)開辟學(xué)術(shù)評論專欄，增加理論研究的比重，這對提高刊物的質(zhì)量，擴(kuò)大其在社會上的影響也是不無益處的。第三，建立檔案學(xué)術(shù)評論隊伍。這支隊伍應(yīng)以檔案專業(yè)教師為主體，因為這部分研究者為了教學(xué)的需要，大都對檔案學(xué)進(jìn)行了一定程度的研究，理論造詣相對較深。有中級以上職稱的檔案實際工作者也要結(jié)合工作實踐，積極參與檔案學(xué)術(shù)評論，對檔案理論界的一些觀點和現(xiàn)象大膽質(zhì)疑，發(fā)表自己的見解。檔案專業(yè)學(xué)生是檔案研究的后備軍，應(yīng)重點加以培養(yǎng)。各檔案專業(yè)教學(xué)點應(yīng)在課程設(shè)置時安排檔案學(xué)術(shù)評論的教學(xué)內(nèi)容。攻讀檔案學(xué)碩士、博士學(xué)位的研究生更要把檔案學(xué)術(shù)評論當(dāng)作一門專業(yè)主干課來學(xué)習(xí)、研究。

四、努力改善檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境。檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境泛指檔案學(xué)研究系統(tǒng)之外的與檔案學(xué)研究系統(tǒng)直接或間接發(fā)生聯(lián)系的一切要素和條件，主要有：向檔案學(xué)研究系統(tǒng)給予政策支持的政策環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸入科研人才的教育環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)劃撥科研經(jīng)費的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)提供有用理論、技術(shù)和方法的知識環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸送組織與管理技術(shù)的實踐環(huán)境，接受與檢驗檔案學(xué)理論的檔案工作實踐環(huán)境，以及普及與推廣檔案學(xué)研究成果的中介機制等。

應(yīng)該肯定，改革開放以后檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境較前有了很大的改善。社會檔案意識逐步增強，檔案學(xué)是一門獨立學(xué)科已為不少人所接受。但是，不利于檔案學(xué)發(fā)展的外部環(huán)境依然存在。例如，檔案學(xué)的學(xué)科地位始終得不到應(yīng)有的重視，檔案科研經(jīng)費一直缺乏穩(wěn)定的來源，許多帶有規(guī)律性的檔案科研成果被束之高閣，等等。

針對上述問題，筆者認(rèn)為當(dāng)前我們應(yīng)采取以下措施：

第一，加強宣傳，深化研究，努力提高檔案學(xué)的學(xué)科地位。不僅要宣傳《中華人民共和國檔案法》、檔案工作基本知識，而且要宣傳檔案學(xué)及其知識體系，使大家明白建立與完善檔案學(xué)研究系統(tǒng)、優(yōu)化其外部環(huán)境既是檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展的需要，也是經(jīng)濟(jì)、科技、文化及社會生產(chǎn)力整體發(fā)展的需要；檔案學(xué)的發(fā)展離不開各方面的支持與幫助，社會各項工作的發(fā)展也需要檔案科學(xué)理論指導(dǎo)下的檔案服務(wù)；檔案學(xué)只有與經(jīng)濟(jì)、科技、文化協(xié)調(diào)發(fā)展，才能為社會提供最佳服務(wù)。以此喚起社會各界對檔案學(xué)的理解、重視與支持。各級檔案學(xué)會要積極鼓勵、動員廣大會員參加社會科學(xué)、自然科學(xué)優(yōu)秀成果評獎活動，以擴(kuò)大檔案學(xué)的社會影響。檔案學(xué)研究者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，不斷深化檔案學(xué)研究內(nèi)容，努力提高檔案學(xué)的科學(xué)水平，使檔案學(xué)在現(xiàn)代科學(xué)中真正占有一席之地。

篇（2）

一、檔案館現(xiàn)行檔案全宗排放的現(xiàn)狀和所面臨的問題

目前，對于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列，都是按照傳統(tǒng)的做法，即憑經(jīng)驗在每一個全宗之后預(yù)留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏數(shù)量較少的時期曾經(jīng)起到了一定作用，但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進(jìn)館，館藏數(shù)量的不斷增加，它也就產(chǎn)生了某些弊端，其主要體現(xiàn)在以下兩方面：

1進(jìn)館檔案全宗的無序狀態(tài)，導(dǎo)致全宗排放工作的被動性。在實際工作中，接收檔案進(jìn)館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進(jìn)行的，而是具有很大的隨機性。進(jìn)館檔案無論從內(nèi)容，還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗判斷相距甚遠(yuǎn)，因而預(yù)留位置不很準(zhǔn)確。時常是一個全宗的新進(jìn)館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個的工作安排，并且造成了大量的重復(fù)無效勞動。

2每個全宗后所預(yù)留位置的不科學(xué)，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的巨大浪費。采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置，往往是通過經(jīng)驗的判斷，“一廂情愿”，估計而已。一個立檔單位的檔案無論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會隨著社會環(huán)境的變化而變化，但我們對其所預(yù)留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的閑置浪費。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時，為了避免整個檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案，這樣就會使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調(diào)整全宗位置，造成人力、物力的浪費和管理上的不穩(wěn)定性。實際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會由于預(yù)留位置的不準(zhǔn)確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費是驚人的，我們不妨做一個推測就足以證明這一點：如果每個全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個全宗之間將會有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動與混亂：檔案的經(jīng)常性搬動，增加了對檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統(tǒng)，這對于還沒有完全實現(xiàn)計算機管理的檔案館，造成了管理工作的被動，不利于檔案的提供利用。隨著時間的推移與機構(gòu)改革的實施，近幾年將是檔案接收進(jìn)館的，許多檔案要分批進(jìn)館，預(yù)留位置一旦不科學(xué)，將會使檔案管理工作整日圍著“預(yù)留位置”轉(zhuǎn)，造成大量的重復(fù)性勞動，使管理工作處于一種“拆東墻補西墻”的被動局面。

二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認(rèn)為“保持全宗的完整性、不可分散性”對于收集工作來講是絕對的，這就是要切實保證“一個機關(guān)的全部檔案”，“應(yīng)統(tǒng)一向一個檔案館移交”，“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認(rèn)為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實這一觀點從長遠(yuǎn)的角度看是不可能做到的。對于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時也要避免犯“絕對主義”的錯誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實際情況而做相應(yīng)的變動。所以，我認(rèn)為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個相對的不可分散，也就是說，一個全宗的檔案可以按目錄或時期分別存放，而并不強求必須集中存放在一起。

2對需要向檔案館移交檔案的單位進(jìn)行調(diào)查研究。對立檔單位的調(diào)查研究，是做好全宗科學(xué)排放的重要前提。因此，各級各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)ｉT性 和職責(zé)范圍出發(fā)，調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國家機構(gòu)、社會組織和個人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價值，以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況，科學(xué)地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進(jìn)館全宗名冊，以便統(tǒng)籌安排進(jìn)館檔案的范圍、時間和數(shù)量，為全宗的科學(xué)排放奠定基礎(chǔ)。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1 對立檔單位中符合進(jìn)館年限準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。對這部分檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查，是我們首先要做的工作，因為我們掌握了這部分檔案的基本情況，就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準(zhǔn)備工作，增強工作的主動性。

2 對未到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進(jìn)館的檔案有多少，做到心中有數(shù)，以便為這部分檔案順利移交進(jìn)館創(chuàng)造良好條件。

3 在前兩項調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上，對立檔單位未來形成檔案的狀況進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測，并做好規(guī)劃。要對立檔單位的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行分析，從而預(yù)測其未來檔案形成的數(shù)量以及分類標(biāo)準(zhǔn)等情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

3立足本館，對館藏現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現(xiàn)有館藏檔案的保管狀況，我認(rèn)為主要做好以下三方面工作：

1 調(diào)查分析檔案全宗的來源。這項工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現(xiàn)行單位的全宗，通過以上兩個確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調(diào)整及預(yù)留位置的確定奠定基礎(chǔ)。比如，我們?yōu)榱舜_保某一全宗在排列上的完整性及連續(xù)性，在必要的情況下可以將某些數(shù)量較少的“死”全宗抽出去，單獨排列存放。

2 調(diào)查“活”全宗內(nèi)檔案的分類。通過這項工作可以確定全宗內(nèi)目錄的數(shù)量及狀況，以便在收集指導(dǎo)時給出檔號，在必要時可減少重復(fù)性勞動。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時，可以考慮將新進(jìn)館檔案順接原有目錄號順序給新的目錄號，然后將這部分檔案排列于其它存放地點。

3 調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等 以及將來的發(fā)展趨勢比如設(shè)備的增添，面積的擴(kuò)建等 ，為全宗科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

4根據(jù)調(diào)查研究取得的數(shù)據(jù)，結(jié)合實際情況，進(jìn)行科學(xué)的分析、判斷，為待進(jìn)館檔案合理預(yù)留位置，并根據(jù)實際需要隨時調(diào)整所做的規(guī)劃，但同時也要考慮其經(jīng)濟(jì)效益。

筆者結(jié)合實際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學(xué)合理的排放提出了一些初步設(shè)想：以便于管理為出發(fā)點，在確定進(jìn)館檔案范圍、數(shù)量的情況下，結(jié)合庫房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時期存放，使整個館藏檔案形成一個個相對穩(wěn)定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時期檔案構(gòu)成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現(xiàn)行檔案以某一年為一個時間界限，對這以前的檔案，進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，為這一時期待進(jìn)館檔案預(yù)留出位置，并且這一時期全宗的排放盡可能在預(yù)留的范圍內(nèi)變動，這樣做的好處就是使全宗排放在現(xiàn)階段是相對穩(wěn)定的，而且在這一年以前的待進(jìn)館檔案全部接收完畢后，這一時期的檔案則形成了一個穩(wěn)定的管理個體。對這一年以后至某一個年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號重新進(jìn)行集中存放，對待進(jìn)館檔案重新做好規(guī)劃，形成一個良性循環(huán)的工作系統(tǒng)。此外，在實際工作中，所有全宗的排放可不必強求按由小到大的全宗號順序排列，因為隨著計算機技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，可使排列無序狀態(tài)而不利于管理的問題迎刃而解。

篇（3）

目前，對于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列，都是按照傳統(tǒng)的做法，即憑經(jīng)驗在每一個全宗之后預(yù)留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏數(shù)量較少的時期曾經(jīng)起到了一定作用，但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進(jìn)館，館藏數(shù)量的不斷增加，它也就產(chǎn)生了某些弊端，其主要體現(xiàn)在以下兩方面：

1進(jìn)館檔案全宗的無序狀態(tài)，導(dǎo)致全宗排放工作的被動性。在實際工作中，接收檔案進(jìn)館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進(jìn)行的，而是具有很大的隨機性。進(jìn)館檔案無論從內(nèi)容，還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗判斷相距甚遠(yuǎn)，因而預(yù)留位置不很準(zhǔn)確。時常是一個全宗的新進(jìn)館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個的工作安排，并且造成了大量的重復(fù)無效勞動。

2每個全宗后所預(yù)留位置的不科學(xué)，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的巨大浪費。采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置，往往是通過經(jīng)驗的判斷，“一廂情愿”，估計而已。一個立檔單位的檔案無論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會隨著社會環(huán)境的變化而變化，但我們對其所預(yù)留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的閑置浪費。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時，為了避免整個檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案，這樣就會使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調(diào)整全宗位置，造成人力、物力的浪費和管理上的不穩(wěn)定性。實際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會由于預(yù)留位置的不準(zhǔn)確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費是驚人的，我們不妨做一個推測就足以證明這一點：如果每個全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個全宗之間將會有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動與混亂：檔案的經(jīng)常性搬動，增加了對檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統(tǒng)，這對于還沒有完全實現(xiàn)計算機管理的檔案館，造成了管理工作的被動，不利于檔案的提供利用。隨著時間的推移與機構(gòu)改革的實施，近幾年將是檔案接收進(jìn)館的，許多檔案要分批進(jìn)館，預(yù)留位置一旦不科學(xué)，將會使檔案管理工作整日圍著“預(yù)留位置”轉(zhuǎn)，造成大量的重復(fù)性勞動，使管理工作處于一種“拆東墻補西墻”的被動局面。

二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認(rèn)為“保持全宗的完整性、不可分散性”對于收集工作來講是絕對的，這就是要切實保證“一個機關(guān)的全部檔案”，“應(yīng)統(tǒng)一向一個檔案館移交”，“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認(rèn)為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實這一觀點從長遠(yuǎn)的角度看是不可能做到的。對于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時也要避免犯“絕對主義”的錯誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實際情況而做相應(yīng)的變動。所以，我認(rèn)為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個相對的不可分散，也就是說，一個全宗的檔案可以按目錄或時期分別存放，而并不強求必須集中存放在一起。

2對需要向檔案館移交檔案的單位進(jìn)行調(diào)查研究。對立檔單位的調(diào)查研究，是做好全宗科學(xué)排放的重要前提。因此，各級各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)ｉT性和職責(zé)范圍出發(fā)，調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國家機構(gòu)、社會組織和個人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價值，以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況，科學(xué)地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進(jìn)館全宗名冊，以便統(tǒng)籌安排進(jìn)館檔案的范圍、時間和數(shù)量，為全宗的科學(xué)排放奠定基礎(chǔ)。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1對立檔單位中符合進(jìn)館年限準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。對這部分檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查，是我們首先要做的工作，因為我們掌握了這部分檔案的基本情況，就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準(zhǔn)備工作，增強工作的主動性。

2對未到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進(jìn)館的檔案有多少，做到心中有數(shù)，以便為這部分檔案順利移交進(jìn)館創(chuàng)造良好條件。

3在前兩項調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上，對立檔單位未來形成檔案的狀況進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測，并做好規(guī)劃。要對立檔單位的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行分析，從而預(yù)測其未來檔案形成的數(shù)量以及分類標(biāo)準(zhǔn)等情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

3立足本館，對館藏現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現(xiàn)有館藏檔案的保管狀況，我認(rèn)為主要做好以下三方面工作：

1調(diào)查分析檔案全宗的來源。這項工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現(xiàn)行單位的全宗，通過以上兩個確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調(diào)整及預(yù)留位置的確定奠定基礎(chǔ)。比如，我們?yōu)榱舜_保某一全宗在排列上的完整性及連續(xù)性，在必要的情況下可以將某些數(shù)量較少的“死”全宗抽出去，單獨排列存放。

2調(diào)查“活”全宗內(nèi)檔案的分類。通過這項工作可以確定全宗內(nèi)目錄的數(shù)量及狀況，以便在收集指導(dǎo)時給出檔號，在必要時可減少重復(fù)性勞動。比如，當(dāng)預(yù)留位置不足時，可以考慮將新進(jìn)館檔案順接原有目錄號順序給新的目錄號，然后將這部分檔案排列于其它存放地點。

3調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等以及將來的發(fā)展趨勢比如設(shè)備的增添，面積的擴(kuò)建等，為全宗科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

4根據(jù)調(diào)查研究取得的數(shù)據(jù)，結(jié)合實際情況，進(jìn)行科學(xué)的分析、判斷，為待進(jìn)館檔案合理預(yù)留位置，并根據(jù)實際需要隨時調(diào)整所做的規(guī)劃，但同時也要考慮其經(jīng)濟(jì)效益。

篇（4）

【關(guān)鍵詞】檔案管理藥檢

藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅強有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1藥檢檔案的基本內(nèi)涵

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構(gòu)在藥品檢驗實踐、科研、培訓(xùn)和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構(gòu)的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。

藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。

2當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構(gòu)各個業(yè)務(wù)科室管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。

2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構(gòu)計量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗收)評審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3藥檢機構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設(shè)備及其使用時產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實踐實施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對檢驗(測)設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規(guī)劃，而對藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實驗室資質(zhì)的認(rèn)定。

2.5檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機構(gòu)管理中的廣泛運用，藥檢機構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。

3適應(yīng)形勢的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務(wù)，要求藥檢機構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強藥檢檔案管理工作。

3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構(gòu)每個單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

3.2加強藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機制和各項規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調(diào)動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務(wù)費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。

篇（5）

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

篇（6）

關(guān)鍵詞：檔案管理特性作用措施

1企業(yè)檔案管理工作的特性

1.1獨立性企業(yè)是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧形式的特殊經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)對其資產(chǎn)有獨立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個組成部分,企業(yè)也依法享有獨立的支配權(quán)。同時，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。

1.2專業(yè)性在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)活動中，企業(yè)主要是以經(jīng)營為中心開展一系列活動，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨有的技術(shù)專利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個重要組成部分。

1.3系統(tǒng)性企業(yè)檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類似于企業(yè)管理活動中的一個系統(tǒng)工程。

2職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用

2.1對企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進(jìn)作用企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對企業(yè)競爭發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)推動作用。在經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競爭勝負(fù)的關(guān)鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業(yè)員工的地位、榮譽、認(rèn)定等方面進(jìn)行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現(xiàn)。

2.2是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競爭力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業(yè)而言，只有進(jìn)一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進(jìn)而樹立進(jìn)取心和責(zé)任心，最終促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的培育。

2.3是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段職工檔案對單位負(fù)責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發(fā)揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門對職工檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，從而作出比較準(zhǔn)確的人才預(yù)測，并制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

3加強職工檔案管理工作的措施

3.1制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實施細(xì)則

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，流動性和多變性問題成了企業(yè)人才突出的問題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實施細(xì)則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟(jì)這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長”的目的。

3.2實現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化

當(dāng)前，企業(yè)各項制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計算機進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。

3.3努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

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論文關(guān)鍵詞：個性化信息檢索用戶模型

目前的檔案檢索系統(tǒng)一般以傳統(tǒng)的關(guān)鍵詞檢索為主，這種檢索方式雖然可以在一定程度上滿足用戶的需求，但是由于檢索方式的限制，這種檢索的結(jié)果僅僅是與檢索詞字面意義或某層含義相匹配，對于用戶所需要的其他的概念和相關(guān)的成分就無能為力了。因此個性化檢索就成為解決這一問題的有效途徑。個性化的實質(zhì)是針對性，即對不同的用戶采取不同的服務(wù)策略，提供不同的服務(wù)內(nèi)容。

一、個性化信息檢索與服務(wù)

個性化信息是能夠滿足用戶個性需求的信息。個性化信息檢索是指根據(jù)用戶的興趣和特點進(jìn)行檢索，返回與用戶需求相關(guān)的檢索結(jié)果。它是一種能體現(xiàn)用戶個性化特征，滿足個性化需求，培養(yǎng)個性化趨勢的檢索方法。在個性化檢索中，檢索條目與用戶查詢經(jīng)歷有關(guān)，既可以是內(nèi)容檢索，又可利用與其它事件的關(guān)系來檢索，即是以用戶檢索行為為中心的檢索。這也是個性化檢索與一般文檔檢索的區(qū)別[1]。

個性化信息服務(wù)是既能對用戶提出的要求提供最貼切的信息服務(wù)，還能依據(jù)個體個性特征，主動收集個體可能感興趣的信息，甚至預(yù)測個體可能的個性發(fā)展，提前收集相應(yīng)的信息，最后以個性化方式顯示給個體。這里包括兩方面內(nèi)容:個性化信息和個性化服務(wù)。個性化信息是反映個體個性特征的一切信息，同時還包括個體特定的信息需求組合。個性化服務(wù)包括服務(wù)時空的個性化，服務(wù)方式的個性化和服務(wù)內(nèi)容的個性化[3]。對于這些個性化服務(wù)首先要建立對用戶的描述，然后才能據(jù)此提供針對不同用戶的個性化服務(wù)。用戶模型是個性化服務(wù)的基礎(chǔ)和核心[4]。用戶模型作為個性化服務(wù)的基礎(chǔ)和核心，因此用戶模型的質(zhì)量直接關(guān)系到個性化服務(wù)的質(zhì)量。只有當(dāng)用戶的興趣、偏好和訪問模式等用戶信息可以很好地被系統(tǒng)“理解”時，才有可能實現(xiàn)理想的個性化服務(wù)。從用戶信息中構(gòu)建用戶模型，也就成為了個性化服務(wù)的核心和關(guān)鍵技術(shù)之一。

個性化服務(wù)系統(tǒng)中的用戶模型不是對用戶個體的一般性描述，而是一種面向算法的、具有特定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的、形式化的用戶描述。相應(yīng)的，用戶建模是指從有關(guān)用戶興趣和行為的信息，如瀏覽內(nèi)容、瀏覽行為、背景知識等，歸納出可計算的用戶模型的過程[5]。

二、用戶建模技術(shù)

為不同的用戶提供有針對性的服務(wù)，需要對用戶的興趣、習(xí)慣、歷史行為等方面進(jìn)行分析從而獲取其個性化信息。對用戶信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化描述，構(gòu)建反映用戶特點的需求模型，這一過程稱為用戶建模。用戶建模是實現(xiàn)個性化檢索服務(wù)的基礎(chǔ)和核心[6]。

不同的用戶各自面臨著互不相同的檢索問題，不加區(qū)分地給不同的用戶提供相同的結(jié)果，必然滿足不了用戶的檢索需求。要提高用戶的滿意度，就要把握用戶的特點，建立用戶模型，對用戶的信息、興趣及歷史查詢行為進(jìn)行管理，對不同用戶進(jìn)行不同的學(xué)習(xí)，這樣就可以針對特定用戶提供準(zhǔn)確的信息。為用戶建模可以有效解決不同用戶對相同提問信息的不同深度和廣度的要求，在加入用戶模型之后，傳統(tǒng)的檢索流程變更為帶著用戶個性需求查找的過程，同時反饋流程也將針對用戶的意見進(jìn)行，以提供更加準(zhǔn)確的檢索服務(wù)。通過建立用戶模型，可以管理用戶的背景信息，在查詢一些跨領(lǐng)域信息的提問時，考慮用戶背景信息，有助于更加針對性地提供用戶真正關(guān)心的信息。通過用戶模型對用戶興趣進(jìn)行描述，同時記錄用戶的查詢行為，對用戶的查詢歷史和興趣進(jìn)行管理。

一般來說，用戶訪問Internet的過程共包括以下六種信息:

(l)用戶使用搜索引擎查詢時輸入的關(guān)鍵詞;

(2)用戶維護(hù)的書簽(Bookmark);

(3)用戶瀏覽的頁面;

(4)用戶瀏覽的行為，包括用戶在每個頁面上的駐留時間，對每個頁面進(jìn)行的操作(如保存、打印頁面、將頁面存入書簽等)，鼠標(biāo)和鍵盤的操作及用戶瀏覽網(wǎng)頁時眼睛的移動、表情的變化等;

(5)用戶下載、保存的頁面和資料等;

(6)用戶手工輸入的其他信息。

從理論上說，以上六種信息都可作為用戶建模的信息來源，但用戶信息對用戶模型的性能是至關(guān)重要的，因此在建模時要慎重選擇。以下是對這六種信息的分析。

用戶輸入搜索引擎的查詢關(guān)鍵詞雖可反映用戶的興趣，但它卻不適合單獨用于用戶建模，因為用戶查詢的關(guān)鍵詞一般都比較簡單，無法來描述用戶的興趣，查詢關(guān)鍵詞是用戶檢索信息的起點，但不是檢索信息的全部，因此查詢關(guān)鍵詞對用戶興趣與意圖的反映并不全面。

書簽(Bookmark)能較好地反映用戶的興趣，這是因為，用戶會把感興趣的或重要的頁面保存在書簽(Bookmark)中，但是相對于用戶瀏覽的頁面來說，書簽（Bookmark）中的頁面數(shù)是相當(dāng)少的，并且用戶并不一定會把自己感興趣的都保存在書簽(Bookmark)中，因此書簽(Bookmark)構(gòu)建的用戶模型也不能夠全面地反映用戶的興趣。

用戶瀏覽的頁面可以全面地反映用戶的興趣，用戶瀏覽的頁面由系統(tǒng)自動保存，可實現(xiàn)自動用戶建模。缺點是用戶瀏覽的頁面中可能包含用戶不感興趣的頁面，因此在使用用戶瀏覽頁面內(nèi)容構(gòu)建用戶模型時應(yīng)避開噪聲頁面。

用戶瀏覽行為可以反映用戶的興趣，如用戶保存某個頁面，或者在某個頁面上駐留的時間較長，說明用戶對該頁面感興趣。但在建模時由于瀏覽行為對用戶興趣的體現(xiàn)需要以瀏覽頁面為載體，因此用戶的瀏覽行為必須與瀏覽頁面相結(jié)合才能構(gòu)建用戶模型。

用戶下載、保存的頁面資料等也能較好地反映用戶的興趣，因為只有用戶認(rèn)為感興趣或重要的文檔，用戶才會下載和保存，這些經(jīng)用戶保存、整理的文檔能夠反映用戶長期關(guān)注的主題，這種信息為用戶的背景知識。

用戶手工輸入的有關(guān)用戶興趣特點的信息也可作為用戶建模的數(shù)據(jù)來源之一，如用戶感興趣主體的關(guān)鍵詞、對瀏覽頁面的感興趣程度等，在自動用戶建模技術(shù)尚不成熟的情況下，用戶手工輸入的信息是用戶建模的重要來源。

綜上所述，在以上六種信息來源中，用戶瀏覽的頁面和瀏覽行為最能全面地反映用戶的興趣；用戶的Bookmark和保存整理的文檔雖不能全面地反映用戶的興趣，但能很好地反映用戶關(guān)注的信息；用戶輸入搜索引擎的查詢關(guān)鍵詞不宜單獨用于用戶建模。

一般常用的用戶建模是指根據(jù)用戶的瀏覽內(nèi)容和瀏覽行為自動構(gòu)建用戶模型、建模時無需用戶主動提供信息的一種建模方法。根據(jù)用戶瀏覽行為的自動用戶建模方法構(gòu)建出來的用戶模型只能反映用戶感興趣或不感興趣的信息，得不到用戶具體感興趣的主題，其實質(zhì)是一種粗興趣粒度用戶模型。另一種自動用戶建模的思路是根據(jù)用戶瀏覽的內(nèi)容進(jìn)行興趣聚類，找出用戶的興趣，構(gòu)建用戶模型。通過興趣聚類可以得到用戶模型的細(xì)興趣粒度表示。在現(xiàn)有的用戶建模方法中，用戶的瀏覽行為僅能得到用戶對相應(yīng)信息感興趣與否的推斷，得不到用戶感興趣的程度，而用戶對相應(yīng)信息的感興趣程度有助于得到用戶對關(guān)鍵詞和興趣主題的感興趣程度，從而建立更為詳細(xì)、準(zhǔn)確的用戶模型，也有利于實現(xiàn)高性能的用戶模型的遺忘與更新，提供更高質(zhì)量的個性化服務(wù)。

三、用戶模型的建立

在信息檢索系統(tǒng)中，一個用戶模型的建立過程涉及到以下內(nèi)容:

(1)用戶興趣的表示：就是以何種形式來表征用戶的興趣。為了便于進(jìn)行信息匹配算法，用戶的興趣通常與資源表示具有同樣或相似的形式。其次，一個用戶可能有多個興趣可能同時存在，那么就需要在模型中將多個興趣同時表達(dá)出來。

(2)用戶模型的更新：就是采用何種算法更新用戶模型。在信息檢索系統(tǒng)中，就是如何根據(jù)用戶的反饋信息更新用戶的興趣。

(3)信息過濾算法：就是如何根據(jù)用戶模型對未過濾的信息進(jìn)行匹配，判斷是否符合用戶需求的算法。過濾算法與資源表示、用戶興趣的表示密切相關(guān)。

用戶興趣模型是指對于用戶感興趣的信息的可計算描述，是所有其它智能化功能的基礎(chǔ)。一般用戶興趣模型采用詞頻法，其中的用戶興趣用二元組表示(興趣詞條、興趣權(quán)重)，在詞頻中考慮到各個詞條在文檔中的不同位置，體現(xiàn)了詞條的不同重要度；以及各文檔在網(wǎng)頁超鏈關(guān)系中引用與被引用情況，又體現(xiàn)了文檔的不同重要度等因素。

用戶興趣的生成與更新算法是整個用戶興趣模型的核心內(nèi)容。假設(shè)用戶輸入的檢索詞條經(jīng)過詞干提取(對中文還有詞條切分)等預(yù)處理技術(shù)之后為q(q1，q2，…，qk)，在初次檢索之后，返回一些查詢結(jié)果，得到一組頁面D(d1,d2,…dn)。首先計算詞條qi的權(quán)值wi，我們采用詞頻法，即計算詞條qi在文本D(d1,d2,…dn)中出現(xiàn)的頻度sij，j=1，2，…n，這些頻度的總和來作為詞條的權(quán)重，即wi=，這樣我們就得到兩個向量q(q1，q2，…，qk)和w(w1,w2,…wk)，將興趣二元組(q,w)加入到用戶詞典中。用戶詞典是由詞條和權(quán)重組成的二元組的集合。

四、用戶模型設(shè)計

基于用戶模型設(shè)計的信息檢索系統(tǒng)與一般的信息檢索系統(tǒng)的最大區(qū)別在于對從用戶界面接收的用戶查詢，將首先利用用戶模型予以分析，同時結(jié)果的匹配、過濾也需要基于用戶模型進(jìn)行。通過學(xué)習(xí)機制以及推理機制，一方面學(xué)習(xí)了用戶在信息需求上的偏好，另一方面，也可以對用戶需求進(jìn)行推導(dǎo)、歸納。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙靜.個性化信息檢索及功能模型.圖書與情報，2004(l).

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②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進(jìn)行歸檔處理。

③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進(jìn)行物理歸檔。基于計算機網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調(diào)整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中，經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換，然后存儲在指定磁盤。

④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數(shù)據(jù)資料+數(shù)據(jù)有效管理”的方式，實現(xiàn)對檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。

⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng)，由專人負(fù)責(zé)錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉(zhuǎn)存，實行檔隨人走“終身制”。

⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續(xù)完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經(jīng)上級批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應(yīng)該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2安全保密制度

①辦公室行政人員必須對數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統(tǒng)安全，應(yīng)該用數(shù)字+字母的形式設(shè)置登錄密碼，且不得少于八位數(shù)，每隔一段時間修改一次。非單位內(nèi)部計算機未經(jīng)上級批示無權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。

②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經(jīng)上級批示不得外傳。檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。

3數(shù)字檔案室提供各類非室藏檔案查詢

①非單位內(nèi)部人員，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經(jīng)批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權(quán)限方可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。

②根據(jù)檔案的保密等級，系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。

③可以對外開放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時，要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請，經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱，調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級批復(fù)再進(jìn)行調(diào)閱。

4檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

①認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。

②數(shù)字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全；

③各部門數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理；④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案；數(shù)字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

5數(shù)字檔案鑒定銷毀制

①堅定數(shù)字檔案時，首先由領(lǐng)導(dǎo)批示，從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案，就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后，工作組統(tǒng)計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。

②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。

6檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

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2預(yù)防為主，切實做好檔案安全管理工作

2.1提高認(rèn)識，強化檔案安全管理責(zé)任意識和安全意識為進(jìn)一步提升檔案安全管理質(zhì)量和效率，檔案管理部門應(yīng)加強職業(yè)培訓(xùn)，逐步強化檔案工作人員的安全意識與責(zé)任意識。在日常管理工作中，檔案管理部門應(yīng)制定切實可行的檔案安全管理措施，同時加強領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任，切實履行監(jiān)管職責(zé)。在思想認(rèn)識上，檔案管理部門應(yīng)該明確其工作性質(zhì)、地位、特點，堅持“預(yù)防為主，防范結(jié)合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實做好檔案安全防范工作。此外，檔案權(quán)利部門還應(yīng)積極開展檔案安全宣傳教育活動，增強全員檔案安全意識，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責(zé)”的觀念，培養(yǎng)和強化全員檔案安全管理責(zé)任意識。

2.2建立健全檔案安全管理機制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應(yīng)該逐步強化內(nèi)部管理，建立健全其檔案安全管理機制，明確檔案安全管理要求與規(guī)則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個環(huán)節(jié)當(dāng)中，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案流動、保管和利用制度，構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系。同時，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應(yīng)急預(yù)案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個檔案管理部門的安全應(yīng)急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應(yīng)該從本單位實際出發(fā)，嚴(yán)把檔案案卷質(zhì)量關(guān)，各項檔案資料進(jìn)出館均要做好登記，以防出現(xiàn)丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應(yīng)加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，運用一系列現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

2.3要按規(guī)定配置檔案用房和檔案設(shè)施，防止檔案實體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護(hù)和利用服務(wù)提供最基本的物質(zhì)條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對外服務(wù)的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設(shè)置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個很大的問題。一旦發(fā)生自然災(zāi)害，后果嚴(yán)重。檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑建設(shè)規(guī)范》設(shè)計建造。保障檔案實體安全，要落實檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規(guī)定購置檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案包裝材料。檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全排查工作，并對館內(nèi)設(shè)備擺放，特別是電器擺放進(jìn)行合理的規(guī)劃布局，并規(guī)范布置設(shè)備路線。要定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統(tǒng)、電子防盜報警系統(tǒng)等，防止因線路老化或短路引發(fā)火災(zāi)。需要配備專門人員對館內(nèi)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢修，確保設(shè)備能夠正常運轉(zhuǎn)。庫房內(nèi)檔案裝具要合理布局、避光通風(fēng)、整齊有序，且要遵循突出重點，兼顧一般的原則，以便發(fā)生突況時能及時有效地進(jìn)行搶救，降低檔案損失程度。

.4實施檔案登記備份，保障信息數(shù)據(jù)安全檔案登記備份是以強化檔案行政監(jiān)管為導(dǎo)向，著力于提升檔案部門服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)現(xiàn)實的能力，通過檔案登記備份，可以保障信息安全、保全檔案證據(jù)、保存真實記憶。在開展檔案登記備份工作中，應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理，突出重點、統(tǒng)籌推進(jìn)，安全保密、有效服務(wù)等基本原則。檔案登記備份可以在一定程度上保障檔案信息數(shù)據(jù)安全，減少信息丟失情況。隨著檔案記錄電子化的出現(xiàn)，檔案管理的工作效率得到了極大地提升，檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)大大減輕。但與此同時，檔案信息數(shù)據(jù)安全逐漸凸顯出來。此外，在檔案管理中由于缺乏行之有效的館外檔案監(jiān)管體系，檔案管理部門常常面臨著檔案收回難問題。因此，檔案管理部門應(yīng)該采用檔案登記備份的方式進(jìn)行檔案管理，深化檔案安全體系建設(shè)，以有效保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。同時，檔案館還應(yīng)加強館外檔案監(jiān)管力度，盡可能地減少檔案丟失現(xiàn)象。

2.5提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，防止因為技術(shù)原因或突況造成檔案損失隨著檔案管理信息化時代的到來，檔案管理部門也迎來了新一輪的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理部門必須通過各種數(shù)字化和信息化手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，積極提高其檔案管理的安全性，減少信息安全漏洞；另一方面檔案管理部門還必須設(shè)立相應(yīng)的信息防火墻，設(shè)置訪問權(quán)限，并建立起一套完備的信息備份與恢復(fù)系統(tǒng)，防止黑客入侵檔案信息管理系統(tǒng)。此外，檔案館還應(yīng)采取多種有效措施，不斷提升其檔案工作人員的管理水平，保證檔案信息安全，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格控制和規(guī)范自身的管理行為。首先，檔案工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的計算機操作習(xí)慣，定期查殺病毒。其次，在檔案管理系統(tǒng)的使用過程中，要使用安全系數(shù)較高的用戶口令和密碼，謹(jǐn)防他人非法進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。檔案管理員換崗或離職后，系統(tǒng)管理員必須及時更換口令與密碼。第三，檔案館的計算機應(yīng)做到專人專用，使用者必須維護(hù)好自己的計算機，防止出現(xiàn)信息丟失和損毀。未經(jīng)允許，使用者不得擅自在計算機上下載軟件和游戲。第四，計算機的使用要有度。使用者不得隨意更改IP地址或其它系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)，不瀏覽非法網(wǎng)頁和點擊陌生鏈接，同時每天還要做好數(shù)據(jù)備份。

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由于企業(yè)檔案信息安全保障技術(shù)是近年來才被廣泛應(yīng)用的，對于企業(yè)檔案館來說，檔案人員的信息安全意識和技術(shù)水平有限，加之各個檔案分室的人員年紀(jì)偏大，接受能力和操作水平有限，這也是企業(yè)目前亟需解決的問題。人才是檔案信息安全保障建設(shè)的重要因素，檔案管理人員信息安全意識的強弱，現(xiàn)代化設(shè)備操作水平的高低，責(zé)任感的強弱等都會對檔案信息安全產(chǎn)生影響。可以想象，一個專業(yè)技能匱乏、責(zé)任感缺失、安全意識淡薄的檔案管理人員，無疑會使檔案信息安全如同置于一個無人防守的陣地，而被“敵人”不攻自破。

2.法制不健全

對于本企業(yè)來說，檔案信息安全建設(shè)剛剛起步，企業(yè)檔案信息安全方面的管理制度相對比較少，還需要在工作中不斷加強管理，制定各種管理制度，這樣才有利于實施檔案信息安全管理。

二、企業(yè)檔案信息安全保障體系建設(shè)的措施

檔案信息安全簡單地說就是檔案信息內(nèi)容完整、可控，未被破壞和未被非法使用者知曉使用。檔案信息安全包括檔案實物信息安全和檔案信息管理系統(tǒng)安全兩個方面。

1.保證檔案信息的物理安全

物理安全策略的目的是保護(hù)電子檔案存放介質(zhì)、計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、打印機等硬件實體和通信鏈路免受自然災(zāi)害、人為破壞和搭線攻擊。首先，通常情況下，電子檔案存儲在磁、光介質(zhì)上，這樣就必須創(chuàng)造一個適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。其次，確保電子檔案內(nèi)容具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬓浴２捎米钚录夹g(shù)與方法，保證電子檔案內(nèi)容、格式、編排上的一致，并采用先進(jìn)技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，保證電子檔案的原始性。再次，要保證保存電子檔案的計算機系統(tǒng)有一個良好的電磁兼容環(huán)境，建立完備的安全管理制度防止非法進(jìn)入計算機控制室和各種偷竊、破壞活動的發(fā)生。物理安全策略是電子檔案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整個檔案信息安全也就無法實現(xiàn)。

2.密切關(guān)注計算機技術(shù)的發(fā)展方向，確保檔案信息管理系統(tǒng)安全

(1)檔案信息管理系統(tǒng)軟件要安全可靠系統(tǒng)軟件必須要通過測評與審批方可投入使用。要學(xué)會運用多種先進(jìn)的信息安全技術(shù)，檔案信息安全技術(shù)不僅涉及到傳統(tǒng)的“防”和“治”的技術(shù)，而且已經(jīng)擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和數(shù)據(jù)安全技術(shù)等多種現(xiàn)代信息新技術(shù)。要學(xué)會運用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如訪問控制技術(shù)、防治病毒技術(shù)和安全檢測技術(shù)等。一是在防控技術(shù)方面可以設(shè)置入網(wǎng)訪問控制和網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制，使內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間物理隔網(wǎng)，可以對訪問者進(jìn)行身份鑒別，主要是用戶名的識別與驗證、用戶口令的識別與驗證、用戶賬號的缺省限制檢查，同時也可以很好地控制網(wǎng)絡(luò)非法操作。二是運用防治病毒技術(shù)，及時在電腦上安裝殺毒軟件，定期升級殺毒軟件，定期查殺病毒，不使用來歷不明的U盤、光盤，不安裝不明軟件，以控制病毒的入侵。三是運用安全檢測技術(shù)，對計算機網(wǎng)絡(luò)所接入的服務(wù)器進(jìn)行監(jiān)視，同時在計算機中安裝入侵檢測系統(tǒng)，對電子檔案信息進(jìn)行監(jiān)控和保護(hù)。

(2)運用數(shù)據(jù)安全技術(shù)檔案信息安全最重要的是數(shù)據(jù)安全，這樣才能保證檔案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企業(yè)應(yīng)建立數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)存儲中心，采取數(shù)據(jù)集中或雙機備份等方式規(guī)避風(fēng)險，提高數(shù)據(jù)存儲安全度。一是采用數(shù)據(jù)備份管理制度，確保數(shù)據(jù)的安全。可通過在線備份管理的方式，并根據(jù)實際情況采取近線存儲與離線存儲相結(jié)合的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。為計算機系統(tǒng)配置多個磁盤、硬盤、硬盤陣列等，組成海量存儲器，用以解決容量不足的問題。服務(wù)器端應(yīng)及時安裝操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)補丁程序，修補系統(tǒng)安全漏洞，提高系統(tǒng)安全性。二是采用密碼技術(shù)，對所有電子文件進(jìn)行歸檔管理時應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的密碼。對于有密級限制的電子檔案，為防止泄密，應(yīng)該使用加密技術(shù)，防止被他人截獲或篡改。

(3)保證網(wǎng)絡(luò)安全網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)主要是針對計算機網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點面臨的威脅和網(wǎng)絡(luò)的脆弱性而采取的防護(hù)措施。網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)是檔案信息安全保護(hù)的重要內(nèi)容。電子檔案信息的優(yōu)越性之一表現(xiàn)在它能實時通過網(wǎng)絡(luò)暢通地提供給在線異地用戶使用。因此，網(wǎng)絡(luò)安全成為保障用戶真實有效地利用電子檔案信息的關(guān)鍵所在。確保網(wǎng)絡(luò)安全的主要方法是采取物理隔離、防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。防火墻技術(shù)是實現(xiàn)同外網(wǎng)隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經(jīng)濟(jì)也是最行之有效的措施之一。

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[關(guān)鍵詞]檔案信息資源和諧校園服務(wù)利用

檔案信息資源是學(xué)校信息資源的重要組成部分,加強對其開發(fā)利用,是落實科學(xué)發(fā)展觀、推動學(xué)校各項事業(yè)全面發(fā)展的重要途徑,當(dāng)我們把檔案工作與學(xué)校的中心工作結(jié)合起來考慮時,我們就會看到檔案與校園和諧有著千絲萬縷的聯(lián)系,構(gòu)建和諧校園與檔案信息資源的開發(fā)利用息息相關(guān)。

一、加強檔案信息資源開發(fā)與利用是構(gòu)建和諧校園的客觀需要

1.充分開發(fā)利用檔案信息資源是建設(shè)校園先進(jìn)文化的需要

檔案信息資源,是人類生活、生產(chǎn)、思維方式和創(chuàng)造性活動及其產(chǎn)物的直接記錄和結(jié)晶,是學(xué)校一項基礎(chǔ)性信息資源,是寶貴的財富和資產(chǎn),是特殊的文化資源。而檔案部門則是匯聚、儲存、加工整理這些特殊文化資源的基地,其通過加強檔案信息資源開發(fā)與利用,不僅使文化資源得以傳承,也為新時期的先進(jìn)文化建設(shè)提供了條件,學(xué)校的歷史材料是對學(xué)生進(jìn)行素質(zhì)教育的模范讀本,是培養(yǎng)優(yōu)良校風(fēng),構(gòu)建豐富校園文化的重要工具。隨著我國高等教育改革的不斷深入,特別是經(jīng)濟(jì)時代的來臨,如何加強大學(xué)生的素質(zhì)教育,全面提高人才質(zhì)量,已是各高校乃至中國教育界共同面臨的迫切任務(wù),檔案材料在這方面有其獨特的作用。從這個意義上講,檔案資源的開發(fā)與利用在建設(shè)校園先進(jìn)文化的道路上具有舉足輕重的地位和作用。

2.充分開發(fā)利用檔案信息資源是建設(shè)校園民主政治的需要

民主政治以信息公開為前提,隨著我國政治文明的不斷進(jìn)步,人們的民主意識日益增強,對于平等占有信息資源的愿望也與日俱增,從而為開發(fā)利用檔案信息資源提供了政治層面的需求范圍與發(fā)展目標(biāo)。檔案信息資源作為學(xué)校的核心信息資源,是學(xué)校各項事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的信息支持與信息保障,只有充分開發(fā)利用檔案信息資源,實現(xiàn)檔案信息資源共享,廣大教職員工才能真正了解學(xué)校正在進(jìn)行和將要進(jìn)行的重大舉措和發(fā)展方向,時刻圍繞學(xué)校的中心工作,群策群力,齊抓共舉,在和諧的大氛圍中,為學(xué)校各項事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

3.充分開發(fā)利用檔案信息資源是完善校園法制建設(shè)的需要

公平共享檔案信息資源,確保應(yīng)用者應(yīng)有的知情權(quán)和了解權(quán)。在這些基本人權(quán)實現(xiàn)的過程中,也必然要求權(quán)力按照公開、公平的原則行使,從而有效防范權(quán)力腐敗和權(quán)力不當(dāng)行使,這樣學(xué)校各項事業(yè)前進(jìn)的步伐才能在通向成功的道路上有條不紊地快速邁進(jìn)。

二、加強檔案信息資源的開發(fā)與利用,提高檔案部門為構(gòu)建和諧校園服務(wù)的水平

1.更新觀念,強化主動服務(wù)意識

高校檔案工作者必須進(jìn)一步解放思想,更新觀念,對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革,樹立以民為本,為民服務(wù)的思想,把大力開發(fā)利用檔案信息資源工作,放在促進(jìn)檔案事業(yè)在新時期的持續(xù)快速健康協(xié)調(diào)發(fā)展、為構(gòu)建和諧校園服務(wù)的戰(zhàn)略高度去認(rèn)識,樹立檔案工作為學(xué)校的整體發(fā)展服務(wù)的意識和分工協(xié)作、資源共享的新觀念,增強責(zé)任感和緊迫感,克服“等、靠、要”的思想,破除“等待觀望、坐而論道”的觀念,改變“看門守攤,等人上門”的做法,以主人翁姿態(tài)積極投身到學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用工作中來,為促進(jìn)校園先進(jìn)文化的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.加強宣傳,提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平

檔案部門為構(gòu)建和諧校園服務(wù)的效應(yīng)要通過提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平來體現(xiàn)。檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)利用,就必須加大檔案工作的力度,提高檔案服務(wù)工作質(zhì)量。檔案信息資源的數(shù)字化是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一項必不可少的環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)工作,是保證檔案文獻(xiàn)快速有效傳播、方便使用、長期保存的一項重要手段,是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案的提供利用不能只滿足于一般的查閱檔案,而是要進(jìn)一步廣泛地開發(fā)和傳遞信息資源,檔案工作要建有自己的網(wǎng)站,提供更加快捷、方便的檔案信息服務(wù)。

3.豐富檔案館(室)藏,提高館(室)藏檔案的綜合質(zhì)量和管理水平

構(gòu)建和諧校園要有高質(zhì)量的館(室)藏檔案和管理水平做支撐。這就要求我們要把檔案信息資源的開發(fā)利用納入科學(xué)化、規(guī)范化軌道,實現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享。檔案部門開展檔案利用服務(wù)工作,必須要有門類齊全、內(nèi)容豐富的檔案資料做后盾,在多層次、多渠道地收集和征集檔案資料,豐富館藏的同時,檔案工作人員要把精力集中使用到檔案管理的關(guān)鍵上,使檔案管理工作速度快、質(zhì)量高,為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件;建立科學(xué)的、合理的室藏結(jié)構(gòu),注意收集不同載體的檔案,不僅收集文字、圖表形式的紙質(zhì)檔案,還要收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔案和牌匾、錦旗、獎杯、獎狀、證書等實物檔案,這些不同載體、不同門類、不同內(nèi)容的檔案作為學(xué)校發(fā)展的歷史見證,它們之間可以互相補充、互相印證,更加完滿地反映學(xué)校各個發(fā)展時期的歷史面貌。