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隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調動和合理配置成為重中之重。當前，事業(yè)單位檔案管理的重心應放在動態(tài)管理上。與之相對應的便是，組織人事部門的人員需要適應這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構檔案管理內容。

一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題

1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關系

事業(yè)單位作為向社會提供公益性技術服務的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯系起來。實則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢，則需要在組織內部建立起專業(yè)技術人才培養(yǎng)梯隊，以及發(fā)現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。

2.傳統檔案管理形態(tài)下的消極因素

傳統人事檔案管理嚴格規(guī)范流程，導致傳統檔案管理自我孤立，與其他職能部門協同激勵職工實現組織目標。

3.傳統檔案管理落后于體制改革內在要求

體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機制相適應，也需要與新的人事晉升制度相適應。

二、人事檔案管理的新常態(tài)

1.人事檔案管理目的的新常態(tài)

人事檔案管理目的應適應新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現在從傳統重視靜態(tài)管理，逐步轉變到“靜態(tài)管理與動態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構成了事業(yè)單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現實背景，管理者應審時度勢，調整單位的內控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。

2.人事檔案管理功能的新常態(tài)

通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結構封鎖。在保留重視程序的基礎上，檔案管理人員應與其他業(yè)務部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結合的態(tài)勢中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環(huán)境相適應。

3.人事檔案管理評價的新常態(tài)

人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應。隨著檔案管理目的的調整，與之相照應的評價機制也應發(fā)生改變，進而使新的評價機制能適應新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結果”的內在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應與是否與動靜結合的檔案管理目的相契合，還應與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內容建構

1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉變的意義

推動事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實現助力單位發(fā)展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉變的意義，因此應將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內容。

2.轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識

組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應體制改革的內在要求，事業(yè)單位應在常規(guī)業(yè)務學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質。

3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能

在動態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術人才梯隊的培養(yǎng)，以及發(fā)現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎上，根據黨委決策認真完成單位員工基礎信息的錄入工作。

4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價

對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業(yè)務部門在評價中的權重。

四、問題的拓展

在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規(guī)范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。

五、結論

本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進行新常態(tài)分析后認為，檔案管理的內容應由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。

參考文獻：

[1]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).

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一、引言

作為有著一定價值的信息資料，檔案其實既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學合理地利用檔案資料可以很好地促進工程項目的順利開展、進行和結束。而面對著飛速發(fā)展的經濟社會以及日益發(fā)達的計算機和互聯網技術，檔案管理工作如何正確地利用這些先進的技術方式和管理手段，對促進工程項目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長工程項目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。

二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義

作為一種非常重要的資料和信息數據，檔案有著較高的保存和利用價值，這也是其會采取單獨的各種方式進行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應有價值。而且檔案管理的工作實質其實是對工程項目內部各種人員管理和工程施工等各方面信息進行一個合理科學的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問題和情況時也能夠更加快捷方便地調查問題的所在并及時解決，同時也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時防微杜漸。

三、新時期下檔案管理工作的發(fā)展趨向

隨著檔案管理的理念以及技術手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個方面的特點：第一，檔案資料信息高度的數字化。隨著計算機技術的飛速發(fā)展，利用計算機來進行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質資料和電子媒介等多種方式來進行檔案的歸檔和保存儼然成了現下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個重要內容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經濟社會的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時檔案資料信息也有了更高的利用價值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應用。第三，檔案管理服務的方式多元化。隨著我國科學技術不斷的發(fā)展，檔案管理的服務方式也在不斷增多，除了紙質資料的閱覽只玩，檔案展覽和網上檢索查詢等服務方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價值，同時也進一步推動了檔案管理工作的現代化發(fā)展。

四、探索工程項目檔案管理工作的新模式

1.建立新型檔案管理機構。結合當前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點去建立一個專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機構，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內部進行檔案管理的部門應當積極進行交流并學習和借鑒先進、科學的技術方式和管理經驗，以便完善工程單位檔案管理機構內部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進行專業(yè)的強化培訓和教育，督促工作人員認真學習我國檔案管理方面的相關法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認識到進行檔案管理工作所具有重要性，同時提升工作人員的專業(yè)素質和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對于促進工程項目檔案管理的工作科學化、規(guī)范化和標準化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計算機和互聯網技術的高速發(fā)展，網絡化和信息化已然在各個領域，包括管理領域都得到了較為廣泛的應用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術進行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構建出一個有著數字化的錄入和系統化的加工的新型檔案管理系統。另外，也要構建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當然，因為工程項目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統安全也是非常需要注意的方面，基于此，設置檔案資料的公開范圍和相應查閱的權限，同時利用各種現代化的安全技術軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標準化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標準化的模式就是當務之急。只有結合當前情況下的行業(yè)特點，分析總結出檔案管理方面的專業(yè)意見，并制定出具有可行性的、實際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標準，才是保證檔案建立科學的、專業(yè)的和效率最大化的標準化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進行嚴格的要求，要求他們必須根據檔案管理的相應標準和相關規(guī)范進行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實現規(guī)范化和有序化的工作，同時也能夠提高檔案管理的工作效率和質量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實基礎。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實現高效化、標準化和規(guī)范化工作的一個關鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據檔案資料具體的時效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進行。而那些需要進行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應程序還有處理的重點來展開立卷歸檔的整理，同時也要盡可能避免信息冗余和文件重復的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點對檔案資料的簡潔性、完整性和實用性進行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數字化模式。檔案管理工作的數字化模式指的是有網絡信息的共享系統和檔案信息的綜合管理系統共同進行檔案管理，網絡信息的共享系統由Web管理的子系統以及信息的子系統組成，而檔案信息的綜合管理系統則是由檔案信息管理的子系統、數字化處理的子系統、信息服務的子系統和數據庫管理的子系統共同組成。總的來說，數字化模式以現代信息技術作為基礎，并且將檔案信息當作核心內容，依靠便捷、高效、先進的開發(fā)模式來進行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數據、減輕檔案管理人員的工作負擔有著非常重要的作用。隨著物聯網和云計算技術在國家電網工作領域的應用和發(fā)展，將為工程項目信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發(fā)、實現新科技在建筑領域、生產領域拓展應用后的項目工程信息轉換和管理，形成分別滿足工程項目規(guī)劃、設計、建設等專業(yè)應用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發(fā)生，為檔案信息化建設的深入開展提出了新課題。

五、結語

綜上所述，面對互聯網和計算機飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據新時期的特點來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標準化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學的檔案管理的規(guī)范和標準，同時建立健全檔案管理的機構。另外，也要對檔案管理的工作人員進行相應的教育和培訓以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對工程項目檔案管理的工作進行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進其發(fā)展，同時為工程項目的順利開展和完成提供一份保障。

作者:張葦 單位:國網甘肅省電力公司張掖供電公司

參考文獻：

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從當前企業(yè)科技檔案管理的實際情況來看，科技檔案管理現狀不佳，存在諸多問題，這與管理者秉持傳統思想觀念、管理人員綜合素質不高、管理制度不健全等因素有很大關系。為了盡可能地杜絕此類問題再次發(fā)生，應當強化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應用價值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進行科技項目的研究或為科技應用提供數據支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實施科技檔案管理工作是非常有意義的。

一、企業(yè)科技檔案管理的原則

參考相關文獻及筆者工作經驗總結，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實施，需要遵循以下原則：

其一，統一領導，分級管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統一領導，分析管理的原則，合理地實施科技檔案管理，可以對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理，如根據科研項目檔案的內容及其作用，合理分類科研準備方面、研究實驗方面的、總結鑒定驗收方面的檔案，并進行有針對性的控制，以此來提高科研檔案管理效果。

其二，維護檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實施的過程中容易出現資料丟失、資料破損等現象，導致檔案的使用價值大大降低。為了避免此種情況出現，在實施科技檔案管理的過程中，還要注意遵循維護檔案的完整與安全的原則，對涵蓋企業(yè)全部活動所產生的各種檔案文書進行監(jiān)管，并且嚴格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。

二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路

相關調查顯示，國內企業(yè)科技檔案管理存在一些問題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質不高等，導致科技檔案管理現狀不佳。針對此種情況，應當結合科技檔案實際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計劃、有目的地實施各項檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對此，筆者的建議是：

首先，建立科學檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序。科技檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果。它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個特點：專業(yè)性、系統性、集體性和階段性。基于此，應當結合相關法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進而統一檔案管理標準，規(guī)范合理實施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進行，避免出現檔案遺漏或檔案丟失的現象。

其次，加大重大科研項目的檔案管理。重大科研項目檔案中明確了科技的成果及研究過程，對于有效應用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點科研項目檔案的使用價值，科技檔案管理實施中應當將重大科研項目檔案管理作為重點任務或內容來對待，將此項工作的責任具體落實到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認真對待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項目檔案。

最后，加大科技檔案的開發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導致檔案查閱既浪費時間，又浪費人力。對此，應當有效利用計算機技術、網絡技術、信息技術等，構建科研檔案信息化平臺，以便更好地開發(fā)利用科技檔案。

三、結束語

因管理者秉持傳統思想觀念、管理人員綜合素質不高、管理制度不健全等因素影響，導致目前我國一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價值，致使科技檔案在企業(yè)部門之中的應用效果不佳，未能促進企業(yè)更好發(fā)展。對此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項目的檔案管理、加強科技檔案的開發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價值。

【參考文獻】

[1]戴志艷.加強企業(yè)科技檔案管理的實踐意義分析[J].中國科技縱橫，2014（6）：290-290.

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關鍵詞：

抽水蓄能電站；檔案管理；信息化建設

抽水蓄能電站的檔案信息化建設對于電站具有十分重要的意義，主要利用信息技術對檔案資源進行管理以及優(yōu)化，從而為電站的生產經營以及重要決策提供重要的依據。本文主要分析電站的檔案信息化以及提出若干建議。

1制度化建設是抽水蓄能電站檔案信息化建設的重要保障

1．1制度建設規(guī)范檔案管理

抽水蓄能電站在建設初期階段的工程管理任務特別多并且工程技術人員沒有對檔案管理的工作形成統一的認識，因此，只有依靠相關制度來規(guī)范檔案管理當中的行為切實保障檔案信息管理可以得到順利開展。此外，檔案管理的制度不但是以往經驗的總結而且是檔案管理的重要目標，對協調施工單位以及檔案管理部門具有十分重要的意義，是兩者之間聯系的重要依據。完善以及全面的管理制度不但應當為檔案的信息化提供正確以及前進的方向，而且可以通過制度的力量達到檔案管理想要抵達的目的。

1．2制度規(guī)范的嚴格落實

檔案制度由于本身并不是主要的目的，換句話說，規(guī)章制度并不是為了建立而建立，而應當發(fā)揮效果，關鍵在于制度落實、實施，應當做到依法以及按照規(guī)章制度管理檔案，從而保障檔案管理系統可以快速、有效的運行。其中，抽水蓄能電站的檔案管理工作不但關聯施工單位、監(jiān)理單位而且關系到自身項目公司等多方面的利益，因此，應當針對檔案的技術標準、分類工作、整編案卷等工作提出嚴格的要求，切實保障檔案的完整性以及準確性，只有促使員工理解國家以及電力行業(yè)的規(guī)章制度并且強化制度建設才能發(fā)揮作用，應當將相關管理要求以及管理責任落實到各個部門及有關人員。建立規(guī)章制度是保障檔案管理工作可以順利開展的重要措施。

1．3保障軟硬件到位

在抽水蓄能電站的建設初步階段，相關項目檔案管理的硬件設施以及軟件設施都比較匱乏，隨著工程的不斷增加，檔案也隨著工程不斷增加，原來的檔案管理基礎設備已經無法滿足當前的工作需要，因此應當加強檔案的資源配置以及管理的工作，從檔案庫房建設到管理人員配置等都應當加強，加強各資源配置以及庫房建設對于檔案信息化具有十分重要的意義，為檔案信息化的發(fā)展奠定了良好的基礎。

2強化檔案信息化數字化的建設水平

首先，檔案的信息化建設主要是檔案目錄以及數據庫的相關建設，檔案目錄以及數據庫的建設對于蓄能電站具有十分重要的意義。檔案目錄數據庫建設主要是對非數字性的目錄實施加工以及錄入的工作，并且可以實現數據的共享。其次，應當大力推進紙質檔案數字化，在抽水蓄能站檔案信息化建設的過程當中，應當根據生產需要以及特點，分步驟以及分階段開展紙質檔案數字化工作。最后，應當強化電子文件管理工作。在抽水蓄能站應當依托信息平臺對電子文件實施安全的管理，對于保障蓄水能站的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。可以建立電子管理中心對各種電子文件進行接收以及存儲的工作，從而對檔案進行有效科學的管理。

3檔案信息化需要切實做好檔案安全以及檔案保密工作

3．1檔案的安全工作

抽水蓄能電站的檔案管理工作需要做好檔案信息工作、網絡安全管理工作、庫房環(huán)境工作以及檔案庫房管理工作。作為企業(yè)應當加強對檔案的管理從而有效規(guī)避安全隱患。企業(yè)的檔案管理工作應當加強以及作為日常必須執(zhí)行的工作，如果在企業(yè)沒有檔案管理以及無法保障檔案管理的安全性，檔案信息建設的工作就無從談起也無法開展。因此，切實保障檔案的安全性應當做到檔案管理工作和崗位的責任相互結合并且建立檔案責任制度。對于檔案應急措施應當加緊完善并且建立預案，一旦檔案信息化建設的過程中出現了突發(fā)性的問題可以切實保障檔案信息的安全性以及可靠性。

3．2做好檔案的保密工作

應當根據電站的實際生產情況，對于不能公開并且涉及重要的、機密的信息采取有效的措施進行保護。不但應當采取有效的措施保密，而且應當明確責任。其次，應當強化保密宣傳的工作，從而促使保密的意識可以深入到每個員工的內心深處。此外，應當根據電站以及科研的實際情況做好解密的工作，處理保密以及解密之間的重要關系，不但可以為電站提供可靠以及全面的信息，而且保障電站的機密不被泄露。對于紙質檔案或者磁性介質的檔案保管、銷毀環(huán)節(jié)應當嚴格做好保密的工作并且確保安全。

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一、對供電企業(yè)檔案管理的認識

眾所周知，供電企業(yè)內部的人事檔案管理承擔著多項功能，在信息化管理的今天，人事檔案管理涉及到員工的職務晉級、薪酬體制安排、干部隊伍建設等重要方面。根據新時期的具體需要，結合檔案信息來實施人力資源開發(fā)則構成了更高層次的檔案管理要求。

具體而言，可以從以下兩個方面來認識人事檔案管理：（1）人事關系管理方面。作為一般層面的人事關系管理，構成了供電企業(yè)人事檔案管理的主要內容。從供電企業(yè)的管理實踐來看，在制度化管理和信息化管理的基礎上，針對人事關系管理已經形成了十分完善的人員保障和組織保障。（2）人力資源開發(fā)方面。人力資源開發(fā)可以理解為，干部資源開發(fā)和人力資本開發(fā)兩大板塊。對于前者而言，即為企業(yè)的發(fā)展儲備和培養(yǎng)管理隊伍；對于后者來說，則需要圍繞著供電企業(yè)的經營實際，圍繞著全面質量管理建立起針對專業(yè)技術人員的崗位培訓機制。

二、認識引導下的專業(yè)培訓模式定位

在以上認識引導下，專業(yè)培訓模式可定位于以下三個方面：（1）專業(yè)培訓的目的定位。前面對于人事檔案管理而言，反復強調了人力資源開發(fā)的價值和意義。站在新時期企業(yè)的經營管理目標上，首先就需要完成對專業(yè)培訓的目的定位。目的含有兩層意思，即目標和實施該項行為的價值取向。這里更為重要的是價值取向，應在培訓中轉換檔案管理人員的工作意識，使其從“管理主導型”轉變?yōu)椤肮芾磔o助型”。為此，專業(yè)培訓就需要從崗位技能和崗位意識這兩個板塊下工夫。（2）專業(yè)培訓的手段定位。事實表明，供電企業(yè)檔案管理人員都能明確檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義，包括在促進企業(yè)人力資源開發(fā)上的功能定位。然而，在“知易行難”的實踐過程中，卻無法從行動上來實現檔案管理的上述意義和價值。（3）專業(yè)培訓的結果定位。專業(yè)培訓的結果定位是指，如何評價專業(yè)培訓后的效果。本文以人事檔案管理為考察對象，如何評價人事檔案管理人員的受訓效果，則成為了這里的結果定位。筆者認為，在知行統一模式下也需要從知和行兩個方面來給予評價。

三、定位驅動下的專業(yè)培訓途徑構建

根據上文所述并在定位驅動下，專業(yè)培訓的途徑可從以下四個方面來構建：（1）深化對檔案管理價值的認識。盡管本文以人事檔案管理為考察對象，但就其檔案管理專業(yè)培訓而言，則首先需要深化對其價值的認識，結合新時期供電企業(yè)的經營實際來完成培訓目的的定位。因此，企業(yè)管理層、培訓組織方（或第三方培訓組織），都需要完成這一認識活動。（2）結合管理價值設立培訓目的。以人事檔案管理為例，由于新時期需要完善企業(yè)的人力資源開發(fā)工作。因此，人事檔案管理人員就需要為干部隊伍建設、人力資本存量提升等工作提供信息支持。從而其培訓目的便可設立為，在提升檔案管理人員的常規(guī)管理能力的同時，還應轉換他們的工作意識，使其主動為企業(yè)的人力資源開發(fā)活動提供重要的輔助職能。（3）建立知行統一下的培訓模式。目前“知”很容易實現，而對于“行”則較難達成。這就要求，在實施專業(yè)培訓中應在保留傳統培訓形式的同時，還應該促使檔案管理人員在本質崗位中建立起學習效應。這種基于“干中學”的學習效應，便能實現“行”的要求。（4）完善知行統一模式下的評價。完善知行統一模式下的評價便在于，需要根據“知”和“行”分別構建起評價指標，并能分別評價出檔案管理人員的工作效果。為此，這里就需要從知識性測試和崗位工作效果等兩個方面來完成。對此，需要引起同行的重視。

以上四個方面對檔案管理專業(yè)培訓的途徑構建，同樣適用于其它類型的檔案管理需要。可見，不管怎樣都需要使檔案管理與新時期的要求相結合，并在此基礎上建構起專業(yè)培訓的途徑來。

四、實證分析

2014年3月27日，南方電網某縣級供電公司2013年度人力資源檔案整理歸檔工作圓滿完成。

為完善人力資源檔案管理，公司采取了一系列切實可行的方案。優(yōu)化人資檔案管理制度，增強人資檔案的動態(tài)性和真實性。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態(tài)管理和考核，運用信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

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關鍵詞：

信息化；檔案管理；制度

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

文章編號：16723198（2013）02009201

當前隨著計算機技術的發(fā)展，計算機技術在各項管理中的使用也越來越多，檔案管理部門開展信息化管理有效提高了檔案管理水平，同時也提高了檔案的利用效率。但是因為檔案信息化管理中觀念、設備、人的因素的影響，在檔案的信息化管理中存在的問題是比較嚴重，沒有充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢。所以在新時期要對檔案信息化管理中存在的問題進行研究，從而不斷提高檔案管理信息化水平。

1檔案管理信息化及其意義

檔案管理信息化就是指利用計算機和網絡對檔案信息的進行收集、傳輸以及儲存的活動。真正意義上的檔案管理信息化有兩個內容：分別是檔案信息數字化、檔案傳遞的網絡化。檔案管理的信息化只是一種檔案管理的方法，在管理的過程中還是要遵循檔案管理法規(guī)。檔案管理的信息化是檔案管理發(fā)展趨勢，對于檔案管理工作的順利開展非常深遠的意義。

利用信息化手段開展檔案管理工作的意義主要有以下三點：第一，有效改善檔案管理工作。在實行信息化檔案管理之后，才能促進檔案管理職能的轉變，沖破管理中的各種限制，從而為檔案信息使用者提供更好的服務。第二，對檔案信息的開發(fā)和利用有很重要意義。利用信息化手段開展檔案管理工作，可以使檔案信息更加的系統，最大限度的挖掘檔案信息價值，提高檔案信息的利用率。第三，擴大了檔案服務范圍，因為在信息化的管理中，檔案信息可以進行拷貝，總的信息占據的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時將檔案信息傳遞給需要的人員。

雖然檔案管理信息化給檔案管理工作效率的提高帶來了很大的好處，但是利用信息技術開展檔案管理工作也存在一定的問題，檔案信息的安全性就是最突出的問題，因為信息化管理中要使用計算機軟件和網絡，而這兩者受到外界不法分子的入侵較多，所以檔案信息被非法竊取和丟失的現象嚴重。

2新時期加強檔案管理信息化的策略

2.1加強設備建設

要實現檔案管理的信息化最基本的是要完善軟硬件設施。第一，完善硬件設施。在檔案信息化管理中不僅需要使用到計算機設備，而且光盤刻錄機、掃描儀等設施也是不能缺少的，要加大在信息化管理的中的投入，配備完善的硬件管理設施，同時要完善網絡的敷設，保證將信息使用主體與檔案管理設備聯系在一起。第二，要選擇合適的管理軟件，在當前很多信息化管理中軟件的使用不當，很多管理軟件中漏洞比較多，在檔案管理中安全隱患比較多。為了有效解決這種情況要對管理系統的技術成熟度深入研究，選擇各方面技術比較成熟的軟件。

2.2建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作本來就是一項比較復雜的工作檔案管理人員不僅要對信息進行加工處理，還要負責檔案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的內容就更多的，為了保障管理工作的順利進行必須要建立完善的檔案信息化管理制度。第一，檔案管理部門應該根據檔案管理信息化的需要對各項管理流程的管理人員的行為進行有效的規(guī)范和控制，對于信息化管理的各個步驟形成嚴格的約束。第二，要建立安全管理制度。針對電子檔案信息丟失和泄漏等情況制定安全管理制度，對檔案管理系統的操作等都嚴格限制，設置權限。第三，要完善責任制。對檔案管理人員的責任不斷落實，增強他們的責任意識，在檔案管理中可以進行自我的控制，有效提高檔案管理工作效率。

2.3建立統一的檔案管理標準

檔案管理信息化是一種管理手段，其目的是實現檔案資源，利用的最大化。因為在檔案管理中各個環(huán)節(jié)的工作方法是千差萬別的，在信息化管理中要做到檔案信息共享就比較麻煩。所以有必要建立統一的檔案管理標準，對于檔案的整理、檔案的統計、檔案的服務標準等進行統一，以此作為衡量檔案管理工作的標準。通過這樣的標準的建立，檔案信息在網絡中傳遞的時候就可以暢行無阻，在檔案信息使用中就能做到資源的共享。

2.4加強檔案管理隊伍建設

檔案管理人員對檔案管理水平的影響是比較深遠的，信息化的檔案管理使用到的各種設備、技術比較多，所以對檔案管理人員的素質也有了新的要求。檔案管理人員不僅要有專門的檔案管理知識，而且對一些設備操作和技術使用要非常熟練，高素質的檔案管理人員是檔案管理信息化的需要。所以檔案管理部門應該加強對檔案管理人員的培訓，不僅要讓他們在培訓中掌握最新的檔案管理理念和管理方法，而且重點是要對他們的計算機技術、信息技術以及網絡技術等進行加強，提高他們的綜合素質，從而能更好的適應信息化管理的需要。

3結論

總之，信息化檔案管理是未來檔案管理的趨勢，檔案管理部門要提高信息化檔案管理水平首先要轉變觀念，樹立現代化的檔案管理理念，建立完善的檔案管理信息化制度，加強對檔案管理各個環(huán)節(jié)的控制。為了實現檔案信息共享，針對的檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)建立統一的管理標準，另外檔案管理部門還應該不斷加強管理人員的素質，讓他們掌握現代化的管理知識和操作技術。

參考文獻

[1]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質[J].中國中醫(yī)藥現代遠程教育，2010，（12）.

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一、醫(yī)院檔案管理信息系統建設的意義

我們在展開正式的分析和討論之前首先要認識清楚兩個問題，也就是我們在醫(yī)院內部建立檔案管理信息系統的意義，簡要來說，就是三個方面的意義。一是能夠為醫(yī)院的管理提供科學有效的管理決策依據，管理者的決策是必須要建立在能夠反應客觀事實的數據和信息資料基礎之上的，而這樣一些數據和資料的準確有效提供就需要醫(yī)院檔案管理信息系統來予以提供；二是能夠提高醫(yī)院的整體控制能力，這是因為現代的醫(yī)院管理從本質上來講也就是對于信息的管理，醫(yī)院在一定的目標指導下來對整個醫(yī)院系統來進行組織、協調、指揮和控制，而醫(yī)院的檔案管理系統在這一過程中起的就是信息流的作用，將各個部門內的信息經過加工處理以后通過數據傳輸傳送到醫(yī)院的管理中心去進行集中的管理；三是能夠實現資源和信息的共享與利用，我們進行檔案管理信息系統的建立就是希望能夠以提供信息和資料的形式來為醫(yī)院的工作提供服務，因此在醫(yī)院內部進行醫(yī)院檔案管理信息系統的建立就能夠較好的實現整個檔案管理系統的標準化和科學化，保證信息能夠在整個平臺內實現良好的暢通，并保證信息在檔案管理中充分的共享和利用。

二、醫(yī)院檔案管理信息系統建設的對策和方法

2.1醫(yī)院檔案管理信息系統建設的基本對策

上文中已經明確的闡明，醫(yī)院檔案管理系統在整個醫(yī)院的信息系統中都是非常重要的組成部分，因此我們在對其進行建設的過程當中，就應當充分的考慮到整個醫(yī)院信息管理系統建設的實際狀況和總體規(guī)劃，以便于保證整個建設的進程能夠和醫(yī)院信息化的建設保持同步和一致。下文中將就三個具體的方面來對這一觀點予以分析和闡述。

2.1.1將醫(yī)院檔案管理信息系統的建設納入到醫(yī)院管理信息系統建設的總體規(guī)劃當中來。我們之所以提出這樣一種要求主要是因為醫(yī)院檔案管理信息系統本身也就是醫(yī)院管理信息系統的一個小的分支和部分，與此同時醫(yī)院檔案信息管理系統本身所包含的內容也比較多，具體涉及到教學、科研、醫(yī)院業(yè)務和基本建設等多個方面的內容，這也就是說，檔案管理信息系統本身也會對總體系統建設造成影響，且在其中扮演著一個上通下連的重要作用，換句換說，醫(yī)院實際管理的過程也就是醫(yī)院檔案信息管理的過程。我們要做的就是保證好這樣一種協調發(fā)展的關系，以實現最大程度和范圍的信息共享。

2.1.2建立適用于醫(yī)院檔案管理的信息系統。隨著我們國家最近幾年以來在衛(wèi)生系統信息化建設上的不斷推進和進步，全國各地很多個地方的醫(yī)院都已經建立起了不同規(guī)模的信息管理系統，并相應配備有先進的計算機網絡管理平臺，在這樣一個平臺之上來進行各種應用系統的開發(fā)和應用，包括專家咨詢系統、急門診管理系統、藥品管理系統和電子病歷管理系統等。醫(yī)院在進行這樣一些系統的建立時，就應當充分的認識和利用醫(yī)院自身環(huán)境條件下能夠有的設備和網絡資源環(huán)境，并根據實際的規(guī)模和業(yè)務量來最終確定醫(yī)院的檔案管理系統建設要求和狀況，使得這樣一個檔案信息管理系統既能夠很好的發(fā)揮出其應有的作用，又能夠很好的符合醫(yī)院的實際要求。

2.1.3開發(fā)和管理輔助決策工程。這主要是因為醫(yī)院檔案管理信息系統往往都是通過對醫(yī)院內部以及外部信息的收集、加工、貯存和檢索等現代方法和手段來進行的，基本上能夠實現對檔案資料的有效收集、利用和處理，這樣一些技術和方法對于醫(yī)院內部管理水平的提高是很有幫助的，除此之外，還能夠起到較好的為醫(yī)院管理者提供決策支持的作用，這一點更是非常關鍵的。正是因為這樣，我們在進行醫(yī)院檔案管理信息系統的時候，就要注重對于信息處理和再生利用功能的開發(fā)。

2.2醫(yī)院檔案管理信息系統建設的基本方法

2.2.1信息采集功能：醫(yī)院檔案管理系統最為基本和前提的功能就是要能夠實現對信息數據的有效區(qū)分和采集，按照一定的要求來對檔案進行收集、鑒定和篩選的過程，并將有價值的檔案信息不斷的輸入到整個檔案管理信息系統當中去，最終在長期的積累和收集作用下形成豐富有效的信息資源系統。

2.2.2存儲和管理的功能：醫(yī)院檔案管理系統的存儲和管理功能是其最為重要和關鍵的功能，是整個系統實現其價值和作用的核心所在，這主要是因為醫(yī)院檔案管理信息系統存儲和管理作用的目的就是按照一定的方法來對系統中已有的信息進行揭示、加工和組織，并以檔案條目和機讀數據的形式呈現出來。這一過程的實現就需要對上述過程中收集到的數據進行特征描述和信息的貯存，也就是我們在這里提到的存儲管理功能中的管理，其最終的目的就是要讓整體的檔案具有有序化和系統化的特點，最終以全文數據庫、照片數據庫、多媒體數據庫等多種形式來便于工作人員的檢索和利用。

2.2.3傳輸和利用的功能：這是醫(yī)院檔案管理信息系統實現其價值和作用的最后一個環(huán)節(jié)，在這樣一個環(huán)節(jié)當中，用戶就可以直接根據自己的檢索要求選擇自己能夠理解的檢索和獲取方式來獲得信息，上文中已經明確的提到是有多種檢索手段和方法的。用戶通過檔案文件級目錄機檢和全文數據傳輸等方式來迅速而準確的獲取自己想要得到的信息。

結語

通過上文中的分析我們不難看到，建立醫(yī)院檔案管理信息系統的基本目的和意義就是實現整個醫(yī)院檔案管理的科學化和規(guī)范化，這是提高醫(yī)院管理水平和實現醫(yī)院管理現代化的必然途徑，也是醫(yī)院本身提高競爭力的有效方式。因此，醫(yī)院在進行檔案管理信息系統的建設和發(fā)展時就要切實的按照統一和適用的原則來進行，并在整個發(fā)展和進步的過程中予以改進和完善，最終實現醫(yī)院檔案管理的網絡化并推動整個醫(yī)院信息化的管理進程。

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中圖分類號：G717.24

高職院校的管理工作是教育工作者關心的內容，同時也是國家相關部門關注的對象，檔案管理是管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞同樣衡量高職院校管理職能高低的一個重要標準，隨著高職院校規(guī)模的不斷擴大，檔案管理方面的工作難度也在不斷增加，同時在信息時代的背景下，傳統的檔案管理理念和方式也受到了巨大的挑戰(zhàn)，可見對檔案管理進行創(chuàng)新和優(yōu)化是很有必要的，同時也是我國高職院校重點研究方向。

1檔案管理工作的作用和優(yōu)化創(chuàng)新的意義

檔案管理擔任著對學校各種事項的記錄工作，包括教學計劃安排、教學成果、科研成果，這些都是檔案管理工作的主要內容，同時檔案管理還有記錄歷史的作用，從最初建校開始，檔案管理工作就開始進行了，它見證了學校的不斷發(fā)展和壯大，是歷史的見證者。檔案管理工作中的對于學生工作方面的管理對于學生的個人情況進行了詳細記錄，是學生在學校的寶貴資料，同時檔案也是教學評估的重要參考資料，它通過對教學工作的記錄，對于教學評估而言屬于第一手資料。

通過對檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，能夠近一步提升高校檔案管理能力，規(guī)范高校檔案管理工作，對于現代化高校建設和發(fā)展而言有特殊意義，同時檔案管理工作屬于基礎性工作，對于穩(wěn)定教學發(fā)展具有很大的作用，檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新不斷促進我國高職院校做出顯著成績

2目前高職檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理觀念落后

在信息時代，檔案管理工作統統信息技術全面結合，已經發(fā)展成為了依靠信息技術的檔案管理模式，但是對于部分的高校檔案管理工作而言，工作人員仍保留著落后的觀念，雖然配備了相應的設備，但是工作人員卻很難做到熟練使用，仍喜歡采用傳統的檔案管理工作方式進行檔案管理。

2.2高職院校不重視檔案管理

對于高職院校而言，部分管理者認為學校的重要任務是傳授學生技能，將更多的精力放在了教學以及效益上，對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，導致檔案管理工作在學校的地位較低，由于檔案管理工作主要體現在服務性上，和教學的聯系不大，很難為學校產生突出作用，只有在特殊情況下才會用到檔案管理，但是我們應該認識到檔案管理工作屬于基礎性的工作，只有注重基礎才能使學校向好的方向發(fā)展。

2.3缺乏人才和資金上的投入

檔案管理作為服務性工作，尤其是和信息技術相結合后，對于工作人員以及工作設備的要求在不斷提升，但是由于其學校的地位較低，相關領導的不重視，在人才和資金的分配上受到了很大的制約，從而嚴重影響了檔案管理工作的發(fā)展，工作人員缺乏相應的技術和經驗，在工作過程中很難做到創(chuàng)新和發(fā)展，僅僅是以應付的態(tài)度對待工作，設備上的問題使得檔案管理工作和目前的先進模式存在巨大的差距，在這種沒有人才和資金的情況下，要想快速發(fā)展是不可能的。

3檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化

3.1提高對檔案管理工作的重視

檔案管理工作作為學校教育管理工作的重要組成部分，具有著重要的意義，高職院校的管理者應該提高對檔案管理工作的認識，重視檔案管理工作。要知道，檔案管理關系到每一個學生的在校情況，檔案是學生的個人信息的可靠依據，同時也是畢業(yè)找工作的重要依據。管理者要采取切實措施，提升全校師生對檔案管理的認識，可以定期召開專題講座，介紹檔案管理的相關知識，通過國家針對檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，能夠更好的提升學校整體對于檔案管理工作的認識，為檔案管理工作的開展營造良好氛圍。

3.2加大資金和人才的投入

任何工作的創(chuàng)新和發(fā)展都離不開人才和資金，對于檔案管理工作而言更是如此，資金是保證，而人才則是關鍵點，人才是非常重要的，要具備相應的知識，同時還要富有創(chuàng)新精神，這樣才能在發(fā)展優(yōu)化的過程中取得重大突破。要定期對工作人員進行相關知識的培訓，確保其掌握最新的技術和手段，拓寬工作人員的眼界，這是高速發(fā)展的社會中迎接檔案管理工作挑戰(zhàn)的必要條件。資金的投入主要用于先進設備的配備以及對工作人員的培養(yǎng)上，資金上的支持同樣也是發(fā)展的硬性條件。

3.3不斷優(yōu)化創(chuàng)新目前檔案管理體系

一個科學全面的檔案管理體系是做好檔案管理工作所必需的，包括工作人員的任務分配、管理模式、資料存取等，這一系列工作都需要不斷進行優(yōu)化創(chuàng)新。首先在工作人員任務分配上，我們知道隨著檔案管理工作的復雜化程度的不嗵嶸，任務的分配變的越來越困難，不同工作人員的能力是不同的，在任務分配時既要考慮到任務量，又要考慮到其合適程度，這些都是分配過程中需要重點關心的問題。其次在管理模式上需要進行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過程中我們可以借鑒其它行業(yè)檔案管理的模式，取其精華，結合高職院校自身的特點進行改革創(chuàng)新，對于檔案管理中的一些規(guī)則的制定要和目前時代的發(fā)展密切結合。最后在檔案存取上加強重視程度，在檔案的錄入時，要進行多次核對，確保資料正確完成，因為只有這樣檔案管理工作才有意義，同時對于往年的檔案，要定期檢查，對于一些紙質檔案要將其轉化成電子檔案并存有備份，保證檔案的安全。同時在檔案的存取時要進行準確記錄，確保檔案在節(jié)約過程中不出現問題。

4總結

檔案管理工作對高校的發(fā)展很重要，具有優(yōu)化和創(chuàng)新的必要性，在優(yōu)化和創(chuàng)新時要明確檔案管理工作的本質目的，把握我國高職院校在檔案管理中的存在的問題，深入問題的本質，提升對檔案管理的重視程度，從資金、人才、管理體系等方面著手，不斷進行優(yōu)化創(chuàng)新，切實提高檔案管理能力和水平。

參考文獻

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高校試卷內容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關的老師。試卷的歸檔是一個復雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。

一、試卷檔案管理存在的問題

目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術的發(fā)展，一部分試卷從紙質轉變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質試卷的管理是有經驗的，但是在管理的過程中，還會出現紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。

二、規(guī)范高校試卷檔案管理

1.試卷檔案管理制度應該與時俱進

當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。

2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統的應用功能

（1）教務系統信息的整合與利用試卷管理是教務管理的職責之一。在教務管理中，有關試卷的內容繁多，因此在查詢試卷有關信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務系統也要信息化，所以要整合教務系統中有關的試卷信息。根據試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關的數據庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。（2）試卷檔案系統功能的設計與優(yōu)化優(yōu)化試卷檔案管理系統的設計，可以降低重復錄入信息量，避免信息出現錯誤，而且數據庫的建立，可以節(jié)省查找數據的時間。科學合理地設計數據輸出路徑，設計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現試卷檔案信息系統的升級和優(yōu)化，可以統一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現錯誤，導致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。

3.簡化試卷歸檔程序

由于試卷的內容十分多，所以根據不同的內容進行歸檔也是十分復雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。

4.保證試卷檔案的真實性

試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質量的有效手段，所以試卷檔案管理就關系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調取檔案的時候輕易地找到。5.簡化試卷檔案查詢程序高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。

三、高校試卷檔案管理的意義和重要性

高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時老師還可以根據試卷的測試結果，調整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內容。高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。

參考文獻：

［1］鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構建高校試卷檔案管理模式的實踐探討［J］.黑龍江檔案，2011（3）：33.

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電子檔案是現代計算機技術和信息技術發(fā)展的必然結果，也是檔案管理的最新發(fā)展方向之一。現結合煤礦企業(yè)檔案管理的特點，探討電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。

1 檔案管理的目的和功能

“檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內容之一。

2 煤礦企業(yè)檔案管理的特點

2.1 信息的廣泛性

煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財務檔案等。科技檔案包括礦建、采煤、掘進、機電、運輸、通風、地質等檔案。信息量巨大是其特點之一。

2.2 使用的頻繁性

煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時每刻都和一線生產緊密聯系，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、安全技術措施、機電設備檔案等，其使用頻繁性遠遠大于其他行業(yè)。

3 電子檔案的最新發(fā)展和應用

電子檔案這一概念出現于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國聯邦管理法規(guī)對其解釋為“包括數字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”

1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究領導小組。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》（試行稿）的基礎上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現我國電子文件管理規(guī)范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998年8月11日―13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。可見，有關電子檔案及其管理問題的研究與應用正在廣泛開展。

4 電子檔案與傳統紙張檔案的優(yōu)缺點

4.1 電子檔案的優(yōu)缺點

電子檔案的優(yōu)點在于：存在形式一般為磁盤（硬盤）及光盤等有形介質，存取方便，占用空間小，存儲容量大，便以攜帶和傳輸，可和計算機直接連接，可通過網絡進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。

其缺點是保存時間短（與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年），保密性差，保存條件高（需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學損傷等），閱讀不方便。

4.2 傳統紙張檔案的優(yōu)缺點

傳統紙張檔案的優(yōu)點在于：保存時間長，保密性好，占用空間大，閱讀方便。

其缺點是占用空間大，存儲容量小，不便以攜帶和傳輸，復制困難，保存條件高（需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學損傷等）。

5 電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現實意義

從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統紙張檔案更多的優(yōu)點。特別是結合煤礦企業(yè)檔案管理的特點，在檔案的應用方面，電子檔案更具互補的優(yōu)點，便于攜帶，可直接通過網絡進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。具體在實踐中有以下的意義：

1）煤礦企業(yè)應當結合檔案管理的最新發(fā)展，建立電子檔案系統，實行電子檔案和傳統紙張檔案雙檔案系統。傳統紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開發(fā)與利用”的目的為主。雙檔案系統不僅有利于傳統紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開發(fā)與利用。

2）電子檔案系統應配備專門的計算機和存儲器（硬盤、光盤）、掃描儀、照相機、打印機等。還應配備專門電子檔案室，由專人負責管理和維護。計算機用以對電子檔案的管理，存儲器（硬盤、光盤）用于電子檔案的存儲，掃描儀、照相機用于傳統紙張檔案和電子檔案的轉換。

3）可以把科技檔案（包括規(guī)程、措施、圖紙等）和文件等全部數字化存檔。通過計算機和專門的管理軟件分類管理。應用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲格式以Word、CAD等通用格式為主，便于查閱。

4）利用或建立煤礦企業(yè)局域網系統，使所有的電子檔案可以通過網絡查詢。各生產隊組的技術員可以隨時通過電腦終端查閱電子檔案室的授權文件。

5）為加強保密管理，可以設立權限，利用密鑰來管理。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如有些文件管理系統使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的業(yè)務訪問。如果驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統之外。身份驗證技術可用于電子文件訪問權限的控制。

6）為了建立完善的電子檔案系統和有效的服務系統，需要加強人才的專門培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識層次和先進技術水平，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代化高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象，以至于現代化設備不能充分發(fā)揮作用。

7）可實現辦公自動化、無紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程，可在計算機和通訊線路中進行。這樣檔案的前身以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多以磁盤為載體的機讀形式。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。

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檔案管理工作，是企業(yè)發(fā)展的重要保障。但在實際的檔案管理中始終存在著一些問題，使得企業(yè)檔案管理工作不夠規(guī)范。但隨著計算機技術、網絡技術的發(fā)展，地質勘查領域的檔案管理工作與信息技術相結合，將地質勘查數字化項目檔案管理有效化，從而解決地質勘查項目檔案管理中的不規(guī)范問題，實現地質勘查數字化項目檔案管理。

一、地質勘查數字化項目檔案管理內容和目標

地質勘查數字化項目檔案管理主要通過已數字化項目的檔案進行管理，通過地質勘數字化查項目檔案管理信息系統能夠很好的實現地質勘查數字化項目檔案的管理。地質勘查數字化項目檔案管理不但要面向檔案管理人員還要為整個地質勘查工作提供良好的資料基礎。通過檔案管理信息系統能將傳統紙質的資料轉化為數字資料，將這些歸檔的項目檔案進行儲量，并對資源進行整合分析，從而使檔案管理更為清晰。通過地質勘查項目檔案管理系統實現對數據的資源無紙化和網絡化從而實現地質勘查項目信息資源共享，達到服務社會的服務目標。地質勘查數字化項目的檔案管理將數字化項目的檔案進整合處理，并做好檔案管理維護工作，不斷提高地質勘查數字化項目檔案的管理水平，確保地質勘查數字化項目的檔案管理能夠為地勘企業(yè)的發(fā)展提供保障和服務。

二、地質勘查數字化項目檔案管理工作中存在的問題

1、地質勘查項目檔案管理實現對分類不夠完善。現階段的地質勘查數字化項目的檔案管理不夠完善，缺乏對數字化項目檔案的分類編輯和處理，使得數字化項目檔案不能得到有效的保管，分類不完善的數字化檔案，在檔案調用時不能將這些檔案直接調出，同時在對各種類型的數字化項目檔案沒能進行有效分類，管理降低了檔案管理的有效性和工作效率。2、地質勘查數字化項目檔案管理制度有待加強。在檔案管理時，相關責任分散、不夠明確。缺乏對數字化項目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數字化項目檔案進行有效的整合，使得地質勘查數字化項目檔案管理效率低下。3、檔案管理水平有待提高。現階段的數字化項目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對數字化項目的檔案管理工作認識不夠，相關職業(yè)技能和業(yè)務能力不強，不能有效的完成地質勘查數字化項目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對于檔案的二次利用效果低下。4、地質勘查數字化項目檔案管理缺乏協調合作。地質勘查數字化項目的檔案管理工作需要，地勘企業(yè)各部門間沒有進行有效配合，沒能將數字化項目的檔案進行科學合理的整合分類，使得數字化項目檔案管理工作進展不夠順利管理水平不高。

三、地質勘查數字化項目檔案管理建議

1、加強對地質勘查數字化項目檔案的分類整合。通過先進的計算機技術對地質勘查數字化項目檔案進行科學合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調用的有效性。2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍。科學完善的檔案管理制度是地質勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質勘查工作的不斷增多，地質勘察數字化項目的檔案就不斷增多。在地質勘察數字化項目檔案管理過程中，完善的項目檔案管理制度能夠有效增加地質勘察數字化項目檔案管理的工作效率，并將其他與數字化項目檔案有關的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。3、加強對先進計算機技術的創(chuàng)新，加強相關人員培訓。隨著地質勘查數字化項目檔案管理工作的不斷進行，就需要對地質勘查數字化項目檔案管理的系統加以改進，提高項目檔案的管理水平。加強相關管理人員的職業(yè)技能培訓，從而實現地質勘查數字化項目檔案管理。4、加強各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和和指導。通過檔案管理部門和企業(yè)各部門間的有效合作能夠，提高企業(yè)檔案管理的效率和全面性，同時，上級檔案管理部門需要做足對下級檔案管理部門的監(jiān)督和指導工作，并制定相關的責任制度，對出現的數字化項目的檔案管理失誤人員進行合理的懲罰。

結束語：信息技術的不斷發(fā)展，為地質勘查工作提供了新的發(fā)展動力，而在地質勘查項目檔案管理中，傳統的檔案管理模式存在許多不規(guī)范現象，檔案歸納不夠完善，資料獲取不夠及時，管理工作繁重。通過提高地質勘查數字化項目檔案管理水平，提高資料獲取速度，降低相關管理人員的工作量。便于檔案的查詢和共享，降低傳統地質勘查數字化項目檔案管理中存在的不足，促進企業(yè)項目檔案管理的管理水平，促進企業(yè)健康發(fā)展。

參 考 文 獻

[1]全桂英，地質勘察數字化檔案管理的應用分析[J].辦公室業(yè)務?網絡化?電子化?數字化，2012，（10）