緒論：寫(xiě)作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)范文，希望它們能為您的寫(xiě)作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

一、高職院校基建檔案的類(lèi)型

根據(jù)《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《四川省高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，高職院校的基建檔案歸檔類(lèi)型有：

1.綜合類(lèi)檔案

這類(lèi)檔案包含：上級(jí)批示的基建工作的文件、各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、基建工作總體規(guī)劃以及各種季度性財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算及其批示文件、工程設(shè)計(jì)總圖（總體規(guī)劃、總平面圖）、電氣水利管道設(shè)計(jì)總圖、地質(zhì)勘探報(bào)告等。

2.可行性報(bào)告檔案

該類(lèi)基建檔案包含：基建項(xiàng)目可行性報(bào)告及上級(jí)審批回函、環(huán)境監(jiān)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書(shū)等。

3.設(shè)計(jì)類(lèi)檔案

該類(lèi)檔案主要包括各種設(shè)計(jì)方案以及工程勘測(cè)報(bào)告等，比如：設(shè)計(jì)的一稿到終稿的原稿、設(shè)計(jì)變更說(shuō)明、技術(shù)參數(shù)、施工圖紙、技術(shù)專(zhuān)利文件、技術(shù)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批等材料。還有工程的地質(zhì)、水文、環(huán)境勘查設(shè)計(jì)報(bào)告、土地征用說(shuō)明、地形地貌報(bào)告、水文氣象報(bào)告等。

4.工程管理檔案

該類(lèi)檔案是基建項(xiàng)目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用協(xié)議（包含拆遷補(bǔ)償協(xié)議等）、施工管理文件、產(chǎn)權(quán)證書(shū)、竣工使用說(shuō)明書(shū)等。

5.施工檔案

該類(lèi)檔案包括：土地施工文件、開(kāi)工竣工報(bào)告、設(shè)備及管線(xiàn)安裝報(bào)告、電氣儀表施工安裝報(bào)告等。

二、當(dāng)前高職院校基建檔案管理中的主要問(wèn)題

1.忽視基建檔案管理的重要性

首先，基建檔案管理人員在思想上缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。在平常工作中工作沒(méi)有盡心盡責(zé)，延遲資料歸檔，造成日期、資料管理混亂等問(wèn)題。二是高職院校對(duì)于基建檔案的管理沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和人員，通常是臨時(shí)抽調(diào)別的部門(mén)人員來(lái)整理檔案資料。這些人員由于缺乏專(zhuān)業(yè)的資料、檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，也缺少必要的集體榮譽(yù)感，基建檔案的收集、整理十分混亂，從而導(dǎo)致利用基建檔案十分不便。

2.缺乏完善的基建檔案管理制度

當(dāng)前，許多高職院校沒(méi)有完善的基建檔案管理規(guī)章制度，檔案管理處于“誰(shuí)辦誰(shuí)管理”的狀態(tài)，這又進(jìn)一步加大了檔案管理、查閱、審核的難度。并且這種管理方式容易造成檔案的遺失、損毀，會(huì)給高職院校基建檔案的利用帶來(lái)不可估量的損失。

3.基建檔案的存儲(chǔ)、管理紙質(zhì)化

目前，高職院校基建檔案的存儲(chǔ)、管理，大多數(shù)學(xué)校仍然以紙質(zhì)版為主，且沒(méi)有備份資料，一經(jīng)損毀，無(wú)處可查。

4.基建檔案的利用沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，資源共享已經(jīng)成為了各行各業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)。但是在我省高職院校的基建檔案管理中，尚未實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。各兄弟院校之間的交流與合作尚未完全展開(kāi)。這限制了高職院校綜合實(shí)力的提升。

三、高職院校基建檔案的管理措施

1.提高認(rèn)識(shí)，完善制度

加強(qiáng)高職院校的基建檔案管理工作，必須要完善基建檔案管理制度。“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，當(dāng)前我省的高職院校應(yīng)當(dāng)本著實(shí)事求是的態(tài)度，從實(shí)際情況出發(fā)，建立各種規(guī)章制度，在實(shí)踐中探索適合本校的基建檔案管理模式，制定出一整套科學(xué)、高效的管理制度[2]。比如：《基建檔案收集和歸檔管理制度》、《基建檔案利用制度》和《基建檔案管理人員工作職責(zé)》等。

除此之外，學(xué)校的人事和行政部門(mén)要加強(qiáng)績(jī)效考核力度，將工作成果與薪酬、獎(jiǎng)金掛鉤，通過(guò)制訂相關(guān)的考核制度，實(shí)行定期的基建檔案管理工作評(píng)價(jià)，貫徹獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰措施，提高管理人員的工作積極性。

2.引入信息技術(shù)，構(gòu)建高職院校基建檔案網(wǎng)絡(luò)

近年來(lái)，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公體系逐漸被引入到辦公管理領(lǐng)域。在基建工程中，建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工單位電子化辦公成為主流趨勢(shì)，而且我省大部分高職院校均配有大分辨率掃描設(shè)備，對(duì)于基建檔案、圖紙等資料的掃描要求可以滿(mǎn)足。所以，為了符合今后基建檔案收集和管理的需要，高職院校必須建立數(shù)字化的檔案管理體系，以方便電子文檔的查詢(xún)，降低工作成本和工作量[3]。同時(shí)，增加電子文檔還可以提高學(xué)校設(shè)備的利用效率，減少資源、設(shè)備的空置和浪費(fèi)。

3.資源共享，充分發(fā)揮基建檔案在高校基本建設(shè)中的作用

篇（2）

（一）檔案管理工作的基本原理。第一，檔案管理的主要環(huán)節(jié)。檔案主要涉及整理收集、鑒定保管和統(tǒng)計(jì)利用等方面。具體環(huán)節(jié)包括檔案的整理收集、價(jià)值鑒定、信息保管、信息編目、檢索和統(tǒng)計(jì)、編輯研究和檔案信息的提供利用等八個(gè)環(huán)節(jié)。第二，檔案管理的發(fā)展。檔案管理的發(fā)展史一個(gè)從非獨(dú)立到獨(dú)立系、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜、從經(jīng)驗(yàn)到科學(xué)、從手工到電子化管理、從封閉到共享開(kāi)放的發(fā)展過(guò)程。第三，檔案管理的性質(zhì)。從主要作用和基本性質(zhì)的角度來(lái)看，檔案管理是一項(xiàng)具有管理性、服務(wù)性和政治性的管理工作。由于檔案管理是專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)運(yùn)行中形成的歷史文件的一種管理工作，具有管理型性；由于其檔案管理的目的是更好地為社會(huì)提供信息服務(wù)，所以具有服務(wù)性；由于檔案管理會(huì)涉及到國(guó)家政治和經(jīng)濟(jì)利益方面，所以檔案管理有一定的保密要性，檔案共享具有相對(duì)性，因此檔案管理具有一定的政治色彩。第四，檔案管理的要求。進(jìn)行檔案管理工作要以檔案的完整性、安全性、便利性為管理原則。首先，檔案數(shù)量要統(tǒng)計(jì)歸納齊全，防止檔案缺失；其次，檔案數(shù)據(jù)之間要有一定的排列邏輯，方便按照檢索規(guī)則快速檢索，最后安全性原則要求檔案本身不被損壞，能長(zhǎng)期利用，對(duì)于設(shè)計(jì)國(guó)家利益的檔案還要注意保密性維護(hù)。同時(shí)由于檔案是對(duì)歷史的客觀反映，因此管理人員還要注意維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案原始性不被破壞，這也是檔案管理工作人員所需要遵循的原則之一。

（二）信息時(shí)代檔案管理對(duì)工作人員的素質(zhì)要求。現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)正朝著電子化管理方向發(fā)展。而檔案信息電子化的管理前提是化要有現(xiàn)代化的管理者。因此信息時(shí)代檔案管理對(duì)工作人員要有現(xiàn)代化的知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，檔案管理人員的一般的計(jì)算機(jī)操作已經(jīng)不能滿(mǎn)足管理需要。從現(xiàn)在看，目前許多檔案館現(xiàn)代高技術(shù)人才的缺口較大，其中檔案管理的信息處理高素質(zhì)人才尤其缺乏，檔案管理隊(duì)伍整體的技術(shù)水平相對(duì)低下，甚至部分管理人員不了解計(jì)算機(jī)，即使檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，和系統(tǒng)也不能有效提高檔案管理效率，嚴(yán)重影響檔案信息電子化發(fā)展。除此之外，由于檔案管理具有服務(wù)性、政治性、專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)，信息時(shí)代下檔案管理人員也必須具備較高水平的思想素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)以及政治覺(jué)悟。

二、提高檔案管理工作者的素質(zhì)和能力

（一）提高檔案管理工作者的思想素質(zhì)。素質(zhì)一般指的是在一定的生理素質(zhì)基礎(chǔ)上，人們?cè)诤筇觳粩嗟膶?shí)踐和學(xué)習(xí)中習(xí)得的能力。素質(zhì)是一個(gè)人進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的基本條件。檔案管理工作者要提高管理水平，（1）樹(shù)立正確的世界觀、人生觀，價(jià)值觀。管理員作為要在管理工作中要樹(shù)立人民服務(wù)、維護(hù)用戶(hù)和國(guó)家利益的價(jià)值觀。（2）樹(shù)立正確的職業(yè)理想。對(duì)檔案管理事業(yè)要有較高的責(zé)任感，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，熱愛(ài)并認(rèn)真地完成檔案管理工作。（3）增強(qiáng)檔案管理的時(shí)代意識(shí)。檔案管理工作人員，必須意識(shí)到信息時(shí)代下檔案管理模式的變革趨勢(shì)，不斷有意識(shí)地提高自己的管理技術(shù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。（1）基礎(chǔ)知識(shí)。基礎(chǔ)知識(shí)是檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)中的初層知識(shí)，也是管理人員進(jìn)行檔案管理的必須具備的知識(shí)。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作者應(yīng)該掌握與檔案學(xué)有關(guān)的學(xué)科知識(shí)，掌握豐富的科學(xué)文化知識(shí)以適應(yīng)檔案管理工作需求。（2）專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)會(huì)利用到與檔案各學(xué)科相關(guān)的知識(shí)和方法，因此管理人員必須強(qiáng)化對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和技術(shù)的學(xué)習(xí)，如檔案管理技術(shù)、檔案管理理論、檔案編研和檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用。（3）現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)。電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用涉及到諸多新技術(shù)，這就要求管理人員必須強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握基礎(chǔ)的信息管理方法和技術(shù)，以適應(yīng)信息時(shí)代的要求。

篇（3）

一、關(guān)于“技能”的新內(nèi)涵

相對(duì)于觀念的間接影響和基礎(chǔ)而言，是否有新技能，是能否適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實(shí)。當(dāng)然“技能”一詞的涵義是動(dòng)態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國(guó)教科文組織對(duì)“文盲”的定義一樣，強(qiáng)調(diào)一個(gè)人不僅要掌握信息語(yǔ)言，會(huì)斷文識(shí)字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語(yǔ)言和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。從檔案界整體人員的素質(zhì)而言，在電子文件時(shí)代來(lái)臨之前，更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。

二、加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握新技能

就整體而言，要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。雖然目前廣大檔案部門(mén)擁有豐富的檔案管理專(zhuān)門(mén)人才，也有一支力量不小的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員隊(duì)伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機(jī)結(jié)合程度不高；而至于兼具兩方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內(nèi)舉外引之路，加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻(xiàn)身于檔案工作的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。具體采取三個(gè)方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專(zhuān)業(yè)教育，要加強(qiáng)檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)運(yùn)用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識(shí)和技能的教學(xué)問(wèn)題，放到一個(gè)重要的位置。總之，高等院校檔案專(zhuān)業(yè)要對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)生進(jìn)行新知識(shí)與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學(xué)知識(shí)、又懂得新技術(shù)運(yùn)用的專(zhuān)業(yè)管理人員。從根本上說(shuō)，只有高等院校檔案專(zhuān)業(yè)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問(wèn)題的措施。

第二，加強(qiáng)檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國(guó)檔案部門(mén)已經(jīng)普遍開(kāi)展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識(shí)、新技能培訓(xùn)放到第一位，樹(shù)立用人新理念，以追求專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。

第三，走出去，通過(guò)各種途徑，向社會(huì)廣泛吸納、引薦、引進(jìn)所需的專(zhuān)業(yè)人才，來(lái)壯大檔案工作隊(duì)伍，提高檔案人才隊(duì)伍的質(zhì)量。

現(xiàn)代高科技的運(yùn)用與電子文件的大量產(chǎn)生，帶給檔案部門(mén)的壓力是無(wú)形的，但又是巨大的。雖然檔案部門(mén)和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競(jìng)爭(zhēng)，但是如果不能主動(dòng)適應(yīng)隨新科技發(fā)展帶來(lái)的新變化，必將使檔案部門(mén)的工作水平滯后于社會(huì)的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會(huì)中提供檔案信息服務(wù)的職責(zé)，最后也必將嚴(yán)重影響社會(huì)對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)，檔案部門(mén)和檔案人員的地位也會(huì)進(jìn)一步下降。因此，檔案部門(mén)和檔案人員在面對(duì)技術(shù)革命的沖擊時(shí)，要有一種憂(yōu)患意識(shí)，要立足于本職工作，加強(qiáng)知識(shí)和技能的培養(yǎng)，以主動(dòng)適應(yīng)工作對(duì)象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對(duì)于電子文件管理，檔案部門(mén)和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門(mén)、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護(hù)檔案的完整與安全，方便社會(huì)各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)電子文件形成和管理知識(shí)，研究這方面的問(wèn)題，迎頭趕上，適應(yīng)這種形勢(shì)。

三、檔案管理人員必備的知識(shí)技能

在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識(shí)與技能呢？我國(guó)1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過(guò)這個(gè)問(wèn)題，并指出電子檔案管理人員必備的知識(shí)技能包括三大方面。我們認(rèn)為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識(shí)技能是相一致的。

（一）檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

1.檔案學(xué)概論

了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國(guó)檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過(guò)程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類(lèi)的劃分等。

2.檔案管理學(xué)

了解和掌握以檔案收集為重點(diǎn)的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。

3.檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)

了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測(cè)指標(biāo)及方法，掌握造紙?jiān)腺|(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；了解檔案館庫(kù)溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲(chóng)、鼠類(lèi)的基本知識(shí)及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。

4. 文書(shū)學(xué)

了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件的特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類(lèi)目等。

（二）計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)

1.自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科

學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動(dòng)化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)和物質(zhì)運(yùn)動(dòng)規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計(jì)方法、材料的物理化學(xué)性質(zhì)、電子及電路原理等。

2. 微電子技術(shù)

微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實(shí)現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專(zhuān)業(yè)學(xué)科。在這項(xiàng)技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來(lái)的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門(mén)學(xué)科是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認(rèn)真學(xué)習(xí)微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成定電路方面的基礎(chǔ)知識(shí)，為學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。

3. 電子計(jì)算機(jī)技術(shù)

學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，目的是了解與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過(guò)程、分類(lèi)及發(fā)展趨勢(shì)。懂得電子計(jì)算機(jī)的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運(yùn)算方法及運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲(chǔ)器及外部設(shè)備等，掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和工作原理。

4. 電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)

目的是了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其他數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語(yǔ)言、匯編語(yǔ)言及各種高級(jí)計(jì)算機(jī)語(yǔ)言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

如果說(shuō)建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代社會(huì)的“大腦”的話(huà)，那么由程控交換機(jī)、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò)，就是現(xiàn)代社會(huì)的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢(shì)，掌握信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能，要達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

6.辦公自動(dòng)化（OA）及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）技術(shù)

電子計(jì)算機(jī)在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及生產(chǎn)設(shè)計(jì)、制造等部門(mén)的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化（OA）和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動(dòng)化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造等基本知識(shí)，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運(yùn)作的過(guò)程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。

7. 電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門(mén)的應(yīng)用知識(shí)

電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用，正在兩個(gè)方面迅速地展開(kāi)：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，而大量使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開(kāi)電子計(jì)算機(jī)。前者經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和推廣應(yīng)用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用知識(shí)，就是要了解電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢(shì)，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等，以便在前人的基礎(chǔ)上，更深入一步地拓寬電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用范圍。電子檔案管理人員的電子計(jì)算機(jī)操作應(yīng)達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

8. 設(shè)備維護(hù)知識(shí)

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學(xué)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且要涉及到電工、電子學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。我們對(duì)這些知識(shí)必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實(shí)際操作技能。

9. 標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)

篇（4）

電子文件歸檔后形成電子檔案的保存和開(kāi)發(fā)利用，都要靠電子文件、電子檔案的形成者及其管理人員實(shí)施。沒(méi)有形成者及其管理人員，一切都無(wú)從談起。因此，培養(yǎng)一支合格的電子文件、電子檔案管理隊(duì)伍就顯得特別重要。

（一）電子檔案管理的特殊性

電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。

⒈信息內(nèi)容數(shù)碼化

電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸。紙質(zhì)檔案是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。這樣，管理人員對(duì)電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過(guò)相應(yīng)的軟硬技術(shù)還原后才能知曉。管理人員如不懂相應(yīng)的軟硬件技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，就無(wú)法管理電子文件、電子檔案。

⒉文檔處理一體化

電子文件、電子檔案和電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，有著密不可分的關(guān)系。離開(kāi)了電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，就沒(méi)了電子文件、電子檔案可言。紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無(wú)須過(guò)問(wèn)或參于管理，無(wú)須知道文件產(chǎn)生背景及其印刷等有關(guān)技術(shù)。待到文件階段的后期，對(duì)那些具有保存價(jià)值的文件，由文書(shū)人員進(jìn)行收集、整理、歸檔。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應(yīng)軟件和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段，檔案人員就要進(jìn)行指導(dǎo)，使生產(chǎn)的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長(zhǎng)期保存;同時(shí)還要了解具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景、數(shù)據(jù)格式、以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后，在使用過(guò)程中，檔案人員要參于對(duì)其管理，熟知在使用過(guò)程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。要及時(shí)按檔案整理、鑒定的有關(guān)要求，對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、歸檔。否則長(zhǎng)時(shí)期不過(guò)問(wèn)，相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，設(shè)備陳舊或更新，原來(lái)的電子文件，在新的條件下必然讀不出來(lái)，真實(shí)記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理，勢(shì)在必行。

⒊保管保存技術(shù)化

電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多，紙質(zhì)檔案只要符合保管、保護(hù)條件，就能達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的。而電子檔案長(zhǎng)期保存就不那么簡(jiǎn)單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息等。電子檔案所依賴(lài)的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異，其存儲(chǔ)載體性能也不甚耐久，磁性存儲(chǔ)載體常有退磁、粘連等現(xiàn)象，光盤(pán)也有矯變和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長(zhǎng)期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認(rèn)真對(duì)待，并且要有一套整的對(duì)策、技術(shù)和措施。

⒋利用形式多樣化

檔案的開(kāi)發(fā)利用，是檔案工作者重要任務(wù)之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，我國(guó)已有一整套的方針政策和方法。對(duì)于電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，將會(huì)出現(xiàn)一系列新問(wèn)題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場(chǎng)所，是允許上網(wǎng)利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)？還有電子檔案的保密問(wèn)題等等。這些都要根據(jù)電子檔案的特性，制定相應(yīng)的政策和方法，不能照搬紙質(zhì)檔案開(kāi)發(fā)利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術(shù)保證才能開(kāi)發(fā)利用好電子檔案。

（二）電子檔案管理的困難性

電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項(xiàng)極其困難而艱巨的任務(wù)。這絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案一套管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形成、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無(wú)法理解電子檔案長(zhǎng)期保存的必要性和嚴(yán)重性，無(wú)法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長(zhǎng)期保存電子檔案。所以，我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案室；也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理是由于電子文件的出現(xiàn)而出現(xiàn)的新的事物。我們必須認(rèn)識(shí)到：在電子時(shí)代，電子檔案的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程；電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理，是一門(mén)新型的檔案管理學(xué)科。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。它必須將這兩門(mén)學(xué)科溶于一休，否則就無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。

二、電子檔案管理人員必備的知識(shí)技能

電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理人員，必須具備以下的知識(shí)的技能，才能適應(yīng)其崗位職責(zé)的要求。

（一）檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

⒈了解檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過(guò)程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類(lèi)的劃分。

⒉掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息反饋技術(shù)和方法。

⒊掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；掌握檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律; 掌握微生物、鼠類(lèi)危害檔案的防治措施、技術(shù)和方法。

⒋了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn)，劃分公文立卷范圍和編制立卷類(lèi)目等。

（二）電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)

⒈電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)是一種能自動(dòng)完成信息處理的機(jī)器。認(rèn)真學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，目的是了解電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過(guò)程及發(fā)展趨勢(shì)。懂得電子計(jì)算機(jī)的運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲(chǔ)器及外部設(shè)備等，牢固地掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和工作原理。

⒉電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)軟件是指為了完成電子計(jì)算機(jī)本身的管理或針對(duì)不同的信息處理任務(wù)而編制的程序及文檔。電子計(jì)算機(jī)是靠人們把事先編好的程序裝進(jìn)機(jī)內(nèi)之后才能工作，而程序是由程序人員編寫(xiě)和調(diào)試。程序人員根據(jù)實(shí)際需要提出問(wèn)題，然后確定計(jì)算方法，構(gòu)造數(shù)據(jù)模型，寫(xiě)出流程圖，選擇適用的語(yǔ)言，編寫(xiě)出程序并上機(jī)反復(fù)調(diào)試，直到滿(mǎn)足實(shí)際需要為止。認(rèn)真學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，就是要了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其它數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語(yǔ)言、匯編語(yǔ)言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

⒊現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)格技術(shù)。在現(xiàn)代社會(huì)中，人類(lèi)活動(dòng)所需的各種信息都是依靠以現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)的通信設(shè)備來(lái)處理、存儲(chǔ)和傳輸?shù)摹ＵJ(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢(shì)，掌握信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。

⒋辦公自動(dòng)化（OA）及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體等部門(mén)的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動(dòng)化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等基本知識(shí)，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到動(dòng)作的過(guò)程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。

⒌電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門(mén)應(yīng)用知識(shí)。電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用，正在兩個(gè)方面迅速地展開(kāi)：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，而大量使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開(kāi)電子計(jì)算機(jī)。學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)應(yīng)用知識(shí)，就是要了解電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢(shì)，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等。更深入地拓寬電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用范圍。

⒍設(shè)備維護(hù)知識(shí)。電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等。了解這些設(shè)備的工作原理并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這涉及到很多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。我們對(duì)這些知識(shí)必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實(shí)際操作技能。

⒎標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)。電子文件、電子檔案管理離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化。它涉及到標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹、修訂等知識(shí)和方法；涉及到電子計(jì)算機(jī)信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。了解并制定、完善這些標(biāo)準(zhǔn)，才可能做好電子文件、電子檔案的管理工作。

篇（5）

1必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)

檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案信息資源建設(shè)的保障，是成功建設(shè)各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)。其次，要加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專(zhuān)業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，需要建立各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展

檔案信息資源是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對(duì)歷史的一種真實(shí)的、有效的記錄，是國(guó)家的一種原始的、惟一的、無(wú)可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過(guò)程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開(kāi)的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門(mén)目前和以后的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)做，而且同時(shí)也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3提高檔案管理現(xiàn)代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會(huì)，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運(yùn)行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門(mén)能否順利進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會(huì)中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來(lái)，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)化和自動(dòng)化。

4加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)

在信息化社會(huì)中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時(shí)又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門(mén)首先要重視對(duì)這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技人才為骨干的檔案管理隊(duì)伍，以滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專(zhuān)業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

篇（6）

二、編寫(xiě)原則

參照上述上崗教材中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，我們認(rèn)為，上崗教材的編寫(xiě)應(yīng)遵循如下原則：

（一）簡(jiǎn)約而不簡(jiǎn)單上崗教材應(yīng)更多地突出實(shí)用性，與實(shí)際工作相結(jié)合，減少理論部分的編寫(xiě)，縮小涉獵范圍，突出檔案如何整理、如何組卷這些重點(diǎn)，做到教材內(nèi)容簡(jiǎn)約而不簡(jiǎn)單。

（二）章節(jié)有效銜接不重復(fù)狹義的檔案工作包含收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)。而按檔案的內(nèi)容來(lái)看，又通常將其分為“文書(shū)檔案”、“科技檔案”、“專(zhuān)門(mén)檔案”。同時(shí)，還包括近年來(lái)逐漸興起的“聲像檔案”、“電子檔案”。這些內(nèi)容大多相互交叉。所以在教材編寫(xiě)時(shí)，我們要合理安排體系框架，設(shè)定好章節(jié)先后次序，不要出現(xiàn)重復(fù)編寫(xiě)、交叉編寫(xiě)、邏輯不清等問(wèn)題。如遇到不同檔案類(lèi)型的公共性問(wèn)題，可單設(shè)章節(jié)統(tǒng)一講授。

（三）章節(jié)名稱(chēng)明確且合理一個(gè)章節(jié)的名稱(chēng)要能涵蓋本章內(nèi)容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在編寫(xiě)“文書(shū)檔案管理”和“科技檔案管理”前，介紹“文書(shū)文件”和“科技文件”的知識(shí)是必要的，且“文書(shū)文件”和“科技文件”檔案人員有機(jī)會(huì)能夠接觸到，故在此章節(jié)編寫(xiě)中，加入“文書(shū)文件”和“科技文件”的基礎(chǔ)知識(shí)部分會(huì)更好，其名稱(chēng)也可定為“文書(shū)文件與文書(shū)檔案管理”、“科技文件與科技檔案管理”，而不應(yīng)是“文書(shū)檔案管理”或“科技檔案管理”。相反，就“會(huì)計(jì)檔案”和“人事檔案”而言，由于“會(huì)計(jì)文件”和“人事文件”檔案人員幾乎不接觸，故教材章節(jié)不用將其列入，標(biāo)題則可直接定為“會(huì)計(jì)檔案管理”“、人事檔案管理”。

（四）針對(duì)性選取檔案門(mén)類(lèi)就教材而言，檔案門(mén)類(lèi)顯然不能全部涉及，要挑選普遍的檔案類(lèi)型編寫(xiě)。例如，僅就專(zhuān)門(mén)檔案來(lái)說(shuō)，其內(nèi)容包含有會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、商標(biāo)檔案、訴訟檔案等。因此，應(yīng)挑選“會(huì)計(jì)檔案”、“人事檔案”，或本地區(qū)、本系統(tǒng)常見(jiàn)的檔案類(lèi)型編入其中，有重點(diǎn)、有針對(duì)性地構(gòu)建教材體系。

（五）合理組成教材體系第一，從整體到局部。比如，第一部分設(shè)定為綜合概述，有利于學(xué)員宏觀把握檔案行業(yè)的基本常識(shí)，為之后三個(gè)部分打好基礎(chǔ)。第二，邏輯明確。比如，將第二部分、第三部分分為“紙質(zhì)檔案管理”和“非紙質(zhì)檔案管理”，從邏輯上合理涵蓋了全部的檔案類(lèi)別。其中，在“紙質(zhì)檔案管理”章節(jié)，按檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)，再次進(jìn)行劃分為“文書(shū)檔案”、“科技檔案”、“專(zhuān)業(yè)檔案”，這種劃分在檔案分類(lèi)上也是符合邏輯的。第三，分和有序。比如，“會(huì)計(jì)檔案”、“人事檔案”、“電子檔案”、“聲像檔案”都有自身的特殊性，故這四個(gè)門(mén)類(lèi)的檔案管理章節(jié)一次性編寫(xiě)收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容。相反，“文書(shū)檔案”和“科技檔案”在收集、整理、鑒定環(huán)節(jié)各有特色，故在教材中分別編寫(xiě)，而在統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用環(huán)節(jié)有較強(qiáng)的共通性，故在教材中作整合編寫(xiě)，以此避免重復(fù)。

三、檔案專(zhuān)業(yè)在職上崗教材的體系組成

根據(jù)上述五個(gè)基本原則，筆者認(rèn)為，一本檔案專(zhuān)業(yè)在職教育上崗教材的體系應(yīng)由如下方面組成：

（一）第一部分的內(nèi)容組成教材體系第一部分稱(chēng)之為“綜合概述”，由“第一章：檔案概述”和“第二章：檔案工作概述”組成。其中，在第一章里，教材應(yīng)基本涵蓋檔案的基本概念、特點(diǎn)、種類(lèi)與劃分依據(jù)、價(jià)值與性質(zhì)等內(nèi)容；在第二章里，教材應(yīng)基本涵蓋檔案工作的構(gòu)成、內(nèi)容、特點(diǎn)、性質(zhì)、基本原則、注意事項(xiàng)、相關(guān)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、廣義和狹義之分，以及檔案法等內(nèi)容。需要注意的是，由于在職教材偏重于實(shí)操性的特點(diǎn)，第一部分作為綜合概論，不要過(guò)多涉及檔案的理論內(nèi)容，如“檔案”一詞的詞源解釋、從古至今的檔案發(fā)展史等內(nèi)容。

（二）第二部分的內(nèi)容組成教材體系第二部分稱(chēng)之為“紙質(zhì)檔案管理”，由“第三章：文書(shū)文件與文書(shū)檔案管理”、“第四章：科技文件與科技檔案管理”，以及“第五章：專(zhuān)門(mén)檔案管理”組成。具體為：在第三章里，教材應(yīng)細(xì)化為三個(gè)小節(jié)。首先是“文書(shū)文件基礎(chǔ)知識(shí)”，即涵蓋檔案前期（處于文件階段時(shí)）的相關(guān)內(nèi)容；其次，依照文件級(jí)、案卷級(jí)的整理方法分別劃分為“以件為單位的檔案管理”、“以卷為單位的檔案管理”，并涵蓋其收集、整理、鑒定等內(nèi)容，而“保管與保護(hù)”、“統(tǒng)計(jì)與利用”環(huán)節(jié)，由于其與科技檔案有共通性，故放在第四部分特別講授。在第四章里，教材應(yīng)分為“科技文件基礎(chǔ)知識(shí)”、“科技檔案管理”兩節(jié)內(nèi)容。其中，由于前者不是檔案人員的主要工作，向?qū)W員簡(jiǎn)單介紹為主；后者為檔案人員的主要工作，故應(yīng)作詳細(xì)講授，內(nèi)容涵蓋收集、整理、鑒定等內(nèi)容，“保管與保護(hù)”、“統(tǒng)計(jì)與利用”環(huán)節(jié)，與文書(shū)檔案在第四部分同講。在第五章里，教材應(yīng)選取專(zhuān)門(mén)檔案中常用的兩個(gè)門(mén)類(lèi)開(kāi)設(shè)章節(jié)，即“會(huì)計(jì)檔案管理”、“人事檔案管理”，與第三章、第四章不同的是，由于專(zhuān)門(mén)檔案各門(mén)類(lèi)間共通性不大，故本章一次性講授收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與保護(hù)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容。其中，由于“人事檔案”不屬于檔案部門(mén)直接的業(yè)務(wù)內(nèi)容，故可以作適當(dāng)說(shuō)明或簡(jiǎn)要介紹。

篇（7）

高職院校以培養(yǎng)技術(shù)性人才為主要目標(biāo)，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設(shè)、服務(wù)、管理第一線(xiàn)需要的高技能、應(yīng)用型專(zhuān)門(mén)人才的使命。檔案管理是一門(mén)實(shí)踐性、應(yīng)用性較強(qiáng)的課程，旨在培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理能力，為檔案用戶(hù)提供有效服務(wù)。但是從目前的實(shí)際來(lái)看，高職院校檔案管理課程的教學(xué)效果不甚理想，本文對(duì)其中的原因進(jìn)行深入剖析，并就其改進(jìn)方向提出了建議。

一、當(dāng)前高職院校檔案管理課程教學(xué)存在的問(wèn)題

1.教學(xué)目的偏離，無(wú)法實(shí)現(xiàn)學(xué)生的培養(yǎng)目標(biāo)。雖然按照教學(xué)大綱的安排，將檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)定位為“促使學(xué)生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實(shí)際教學(xué)工作的開(kāi)展卻多是為了完成教學(xué)任務(wù)而進(jìn)行教學(xué)，忽略了對(duì)學(xué)生實(shí)踐能力的培養(yǎng)。

2.教學(xué)方法單一，無(wú)法調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。當(dāng)前，高職院校檔案管理課程的教學(xué)主要依靠理論教學(xué)，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學(xué)方法。根據(jù)心理學(xué)的研究，乏味的事務(wù)會(huì)導(dǎo)致厭煩感，長(zhǎng)久累積下去，會(huì)造成學(xué)生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會(huì)降低學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，還會(huì)導(dǎo)致對(duì)此門(mén)課程的強(qiáng)烈抵觸感。

3.教學(xué)條件落后，無(wú)法培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。檔案管理課程的實(shí)踐性較強(qiáng)，如果沒(méi)有實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)畢業(yè)生走上工作崗位初次面對(duì)成堆需要整理的文件時(shí)，會(huì)備感茫然，無(wú)從下手。

4.師資素質(zhì)欠缺，無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校的教學(xué)要求。當(dāng)前，從事檔案管理教學(xué)工作的教師主要有兩個(gè)來(lái)源：一是高校檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經(jīng)歷過(guò)碩士或者博士研究生階段的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，已經(jīng)全面掌握了檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)課程知識(shí)，理論基礎(chǔ)較為扎實(shí)，卻缺少檔案管理的實(shí)踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專(zhuān)業(yè)出身的，他們較少接受過(guò)系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，雖然具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是又缺少對(duì)檔案基本理論知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)闡述的能力。因此，這兩種人員均無(wú)法滿(mǎn)足教學(xué)的需要。

5.考核方式死板，無(wú)法形成學(xué)生的檔案知識(shí)。目前，檔案管理課程考核方式多為書(shū)面的閉卷方式，題目80%為書(shū)本上的知識(shí)點(diǎn)，在這種情況下，學(xué)生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學(xué)生從心理上卸下了心防，大大放松了對(duì)本門(mén)課程的重視，從而導(dǎo)致整門(mén)課程結(jié)束，學(xué)生的檔案知識(shí)并沒(méi)有明顯提升的不良后果。

二、高職院校檔案管理課程教學(xué)改進(jìn)的方向

1.理順教學(xué)目標(biāo)，把握人才培養(yǎng)方向。高職院校培養(yǎng)的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)在于使學(xué)生除了掌握必要的檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，應(yīng)該更注重檔案知識(shí)的實(shí)際應(yīng)用。因此，在教學(xué)過(guò)程中，一定要牢牢把握這一主線(xiàn)，著眼于學(xué)生未來(lái)的發(fā)展，在使學(xué)生掌握檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)的同時(shí)，側(cè)重加強(qiáng)學(xué)生職業(yè)技能的訓(xùn)練，力爭(zhēng)合格地培養(yǎng)出“厚基礎(chǔ)、寬口徑、高素質(zhì)、強(qiáng)能力”的創(chuàng)造性人才。

2.改變教學(xué)方法，增強(qiáng)學(xué)生檔案素養(yǎng)。改變傳統(tǒng)教師“重教”的課堂教學(xué)觀念，轉(zhuǎn)移到學(xué)生“重學(xué)”的軌道上來(lái)，按照“理論――參觀――模擬――實(shí)踐”的“四步教學(xué)法”，逐步加深學(xué)生對(duì)檔案知識(shí)的吸收與消化能力，才能加強(qiáng)人才培養(yǎng)的效果。

第一步，課堂教學(xué)法。基礎(chǔ)知識(shí)的講授是前提，這是學(xué)生了解檔案知識(shí)的入門(mén)課。教師應(yīng)該深入淺出地為學(xué)生講解什么是檔案、檔案的發(fā)展史、檔案的類(lèi)型、檔案的整理原則等內(nèi)容，輔以身邊的真實(shí)案例，將扎實(shí)的理論寓教于樂(lè)，變成學(xué)生樂(lè)于接受且感覺(jué)趣味無(wú)窮的新知識(shí)。

第二步，參觀教學(xué)法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案的直觀性認(rèn)識(shí)，教學(xué)系部或任課教師可以與學(xué)校檔案室（館）聯(lián)系，在條件允許的范圍內(nèi)，將學(xué)生引領(lǐng)到檔案（室）館進(jìn)行實(shí)地參觀，使學(xué)生根據(jù)所學(xué)理論知識(shí)，對(duì)應(yīng)了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計(jì)，讓學(xué)生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統(tǒng)計(jì)表等直觀性較強(qiáng)的實(shí)體。這樣，經(jīng)過(guò)“眼見(jiàn)為實(shí)”，學(xué)生自然加深了對(duì)檔案與檔案工作的了解，對(duì)于檔案知識(shí)的消化吸收具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用。

第三步，模擬教學(xué)法。僅有參觀的經(jīng)驗(yàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)闊o(wú)法滿(mǎn)足學(xué)生動(dòng)手的需求。鑒于此，模擬教學(xué)法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環(huán)節(jié)，如檔案的查找過(guò)程，事先準(zhǔn)備一些文件材料，借助學(xué)校的計(jì)算機(jī)機(jī)房，讓學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)模擬根據(jù)規(guī)定的著錄條目對(duì)這些檔案進(jìn)行著錄，然后根據(jù)多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學(xué)生有了切身體會(huì)，不僅深化了對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。

第四步，實(shí)踐教學(xué)法。在學(xué)生經(jīng)過(guò)模擬階段的操作后，可通過(guò)對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)判，針對(duì)其不合格的地方進(jìn)行修正，使學(xué)生真正掌握檔案管理的扎實(shí)本領(lǐng)。此時(shí)，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺(tái)，在權(quán)限允許范圍內(nèi)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)。

3.改善教學(xué)條件，強(qiáng)化課程教學(xué)效果。高職院校要為檔案實(shí)訓(xùn)實(shí)踐環(huán)節(jié)的開(kāi)展搭建良好的平臺(tái)，如建立檔案實(shí)訓(xùn)室，購(gòu)置必要的物品如打孔裝訂機(jī)、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學(xué)生模擬操作使用；安排學(xué)校機(jī)房讓學(xué)生練習(xí)檔案的計(jì)算機(jī)化管理；協(xié)調(diào)學(xué)校檔案室（館）安排學(xué)生參觀學(xué)習(xí)；通過(guò)校企合作建立校外實(shí)訓(xùn)基地，為學(xué)生創(chuàng)造頂崗實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)等等。

4.注重師資配備，提升教師專(zhuān)業(yè)水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的課程，必須對(duì)任課教師的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)進(jìn)行考量。對(duì)于新引進(jìn)的教師，應(yīng)要求是檔案專(zhuān)業(yè)出身，且最好親自參加過(guò)檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實(shí)的理論功底，并具有一定的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和動(dòng)手能力，能夠在教學(xué)過(guò)程中把抽象的理論知識(shí)與實(shí)際銜接起來(lái)并傳遞給學(xué)生。同時(shí)，要實(shí)施繼續(xù)教育制度，不定期地邀請(qǐng)檔案理論水平較高的校外專(zhuān)家或檔案工作能力較強(qiáng)的高級(jí)人員來(lái)校對(duì)教師在教學(xué)、實(shí)踐等方面給予針對(duì)性的指導(dǎo)與培訓(xùn)，并形成長(zhǎng)效機(jī)制，不斷提升教師的專(zhuān)業(yè)水平。

5.調(diào)整考核方式，實(shí)現(xiàn)預(yù)期教學(xué)目標(biāo)。要改變以往僵硬的理論知識(shí)閉卷考試方式，采取“理論+實(shí)踐”的靈活考查方法，既注重對(duì)學(xué)生基本理論知識(shí)掌握水平的考核，也要對(duì)其實(shí)際的動(dòng)手能力進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試。最可行的辦法是在實(shí)際操作的過(guò)程中進(jìn)行結(jié)構(gòu)化提問(wèn)，對(duì)操作中所涉及的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行多面考核，這樣就可以將理論與實(shí)踐融會(huì)貫通，達(dá)到理實(shí)一體化的效果，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)期的教學(xué)目標(biāo)。

綜上所述，為滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學(xué)改革已經(jīng)勢(shì)在必行。這是一個(gè)逐步探索的過(guò)程，需要不斷的創(chuàng)新，高職院校應(yīng)引起足夠重視，銳意進(jìn)取， 突破傳統(tǒng)理念與方法的束縛，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理課程的深入發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]常悅 試論高職文秘專(zhuān)業(yè)檔案管理課程教學(xué)改革.黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（7），第20卷，第3期，68―71頁(yè)。

篇（8）

企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)檔案管理的組織、制度和機(jī)構(gòu)、機(jī)制或組織結(jié)構(gòu)的形式，是企業(yè)檔案管理的式樣。企業(yè)檔案管理模式隨時(shí)展而不斷優(yōu)化，將先進(jìn)的管理思想、管理手段不斷吸收，用來(lái)改善企業(yè)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時(shí)代的要求。

2 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理的新特征

知識(shí)管理要求檔案管理具有新的特點(diǎn)：一是知識(shí)管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能。由于企業(yè)知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理的職能也發(fā)生了相應(yīng)轉(zhuǎn)變，其轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過(guò)去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源的共享。二是知識(shí)管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，檔案工作者須投身對(duì)其的產(chǎn)生和控制過(guò)程中，進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定接收內(nèi)容，積極接收磁盤(pán)、照片、錄像帶、光盤(pán)等非紙質(zhì)檔案。三是知識(shí)管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)。檔案信息化離不開(kāi)企業(yè)信息化，須納入企業(yè)整體信息化建設(shè)中。

3 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立

3.1 將知識(shí)積累電子化、信息化，建立企業(yè)檔案電

子信息庫(kù)。應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，改變過(guò)去重藏輕用的現(xiàn)象，制定適合本單位的知識(shí)資源管理整體規(guī)劃，全面收集各種信息、知識(shí)，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)其進(jìn)行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲(chǔ)、管理、使用，完善檔案管理職能。

完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，而其重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，同時(shí)，也是深化知識(shí)管理的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產(chǎn)生和控制過(guò)程，對(duì)電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定接收內(nèi)容，并積極接收磁盤(pán)、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤(pán)等非紙質(zhì)檔案，而且，要借助信息網(wǎng)絡(luò)傳送、儲(chǔ)存、查詢(xún)等數(shù)字化手段去挖掘檔案中的知識(shí)成分，引導(dǎo)知識(shí)資源的擁有者，積極提供專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)和訣竅，用知識(shí)的語(yǔ)言進(jìn)行有效的整合，形成系統(tǒng)的企業(yè)知識(shí)體系和企業(yè)知識(shí)庫(kù)，以完善和優(yōu)化館藏。

篇（9）

（一）文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)是收集和保存。在一個(gè)單位的日常組織和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，要產(chǎn)生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關(guān)系、單位組織運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的記載、單位日常文件、單位的書(shū)報(bào)以及相關(guān)物品的存檔檔案等。其在管理的過(guò)程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來(lái)，并且通過(guò)分類(lèi)的方式存放在檔案管理室內(nèi)。所以，單位的文書(shū)檔案管理重點(diǎn)就是將各種資料收集起來(lái)，并且做出有效的歸類(lèi)和記載，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的保存。文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對(duì)檔案所作出的歸類(lèi)要科學(xué)，方便人們的查閱。

（二）單位的文書(shū)檔案管理主要是文書(shū)工作。單位的文書(shū)工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類(lèi)、整理以及存檔等工作。單位的文書(shū)工作的全過(guò)程也就是檔案從收集到整理保存的過(guò)程。但是，單位檔案的工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上對(duì)單位的檔案進(jìn)行收集和整理保存的。所以文書(shū)工作就成為了單位檔案工作的基礎(chǔ)。檔案主要是來(lái)自于文書(shū)的工作，文書(shū)部門(mén)將單位組織和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的相關(guān)資料通過(guò)整理和保存，進(jìn)行整理，定期的向單位的檔案部門(mén)提供歸檔。所以，單位的文書(shū)工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質(zhì)量。

二、單位文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)工作與檔案工作的銜接問(wèn)題。文書(shū)工作與檔案的管理工作有一定的聯(lián)系，但是兩者之間又有很大的區(qū)別。所以，在現(xiàn)實(shí)工作中，只有將單位的文書(shū)工作與單位的檔案管理工作相互結(jié)合，形成統(tǒng)一的管理整體，才能夠在實(shí)際工作中取得更好的效果。在實(shí)際工作中，大部分的單位都是將單位的文書(shū)工作與檔案管理工作分開(kāi)進(jìn)行。這樣的工作方式是一個(gè)比較科學(xué)有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書(shū)工作與單位的檔案管理工作就產(chǎn)生了一定的距離。文書(shū)工作人員在工作的過(guò)程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會(huì)考慮文書(shū)工作的相關(guān)問(wèn)題。這樣的話(huà)就使得單位的文書(shū)工作與檔案管理工作出現(xiàn)了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質(zhì)量。

（二）文書(shū)檔案工作人員的缺乏。當(dāng)前，在實(shí)際工作中，單位的文書(shū)檔案工作人員一般情況下都是由別的部門(mén)工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節(jié)省了人力資源，并且也節(jié)省了開(kāi)支。但是，文書(shū)檔案工作本身是一項(xiàng)比較專(zhuān)業(yè)性的工作，其要求文書(shū)檔案的工作人員能夠有比較好的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，要有一定的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時(shí)、檔案的材料真?zhèn)尾幻鳌n案的分類(lèi)出現(xiàn)錯(cuò)誤等。這些問(wèn)題主要是由于文書(shū)檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書(shū)檔案管理工作人員的自身素質(zhì)問(wèn)題。

（三）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足。文書(shū)檔案的管理工作，在當(dāng)前大多數(shù)的單位中都是一項(xiàng)比較瑣碎的工作，同時(shí)也只是眾多辦公室職能中的一個(gè)小部分。大部分的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領(lǐng)導(dǎo)的心中都認(rèn)為檔案的管理工作只是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的工作，并且在單位的眾多職能部門(mén)中也只是一個(gè)次要的部門(mén)。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發(fā)揮出應(yīng)該有的作用來(lái)。

三、提高單位文書(shū)檔案管理水平的建議

篇（10）

【中圖分類(lèi)號(hào)】G2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】1007-4309（2012）07-0100-1.5

為了增強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，方便科研人員查閱、借閱有關(guān)地質(zhì)和科研成果資料，我單位引進(jìn)了侏羅紀(jì)公司研發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。為管理人員提供了掌握地質(zhì)及勘探開(kāi)發(fā)成果情況的瀏覽平臺(tái)，使大批量的資料信息一次入庫(kù)成為現(xiàn)實(shí)，對(duì)科學(xué)決策和快速指揮，解決科研和生產(chǎn)上的問(wèn)題，降低檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率起到了積極作用。如在30萬(wàn)份資料中找到自己需要的1份資料，以前需1個(gè)多小時(shí)才能找到，而今自己用鼠標(biāo)點(diǎn)擊幾下就可輕松完成；之前必須到庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)的借閱工作現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)樵谵k公室的一臺(tái)電腦前操作幾步即可完成。

一、檔案信息管理系統(tǒng)概述

檔案信息管理系統(tǒng)是一個(gè)以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備等，對(duì)地質(zhì)成果數(shù)據(jù)勘探開(kāi)發(fā)科研報(bào)告進(jìn)行全面的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)，產(chǎn)生有利于科研開(kāi)發(fā)的資料檔案信息，支持企業(yè)高層決策，中層控制，基層運(yùn)作的集成化人機(jī)系統(tǒng)。

二、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步將檔案資料電子文檔保存作為工作的重點(diǎn)，收集大量的科研成果和單機(jī)數(shù)據(jù)光盤(pán)，并對(duì)電子檔案進(jìn)行處理轉(zhuǎn)輸上傳服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的目的，其基本功能如下：1.網(wǎng)上應(yīng)用板塊：在研究院主頁(yè)信息管理欄“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”進(jìn)行登陸，可查詢(xún)研究院已歸檔資料目錄；在線(xiàn)填寫(xiě)檔案資料借閱申請(qǐng)；下載檔案資料專(zhuān)用瀏覽器在線(xiàn)閱讀；實(shí)現(xiàn)了在線(xiàn)查詢(xún)、借閱和瀏覽的功能，達(dá)到資源共享。2.數(shù)據(jù)管理板塊：對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行著錄、轉(zhuǎn)輸、形成電子歸檔章和電子卷脊，打印之后貼在檔案上即可。同時(shí)還可以對(duì)所著資料目錄進(jìn)行維護(hù)，提高資料錄入的適時(shí)性、準(zhǔn)確性。3.數(shù)據(jù)上傳板塊：在著錄完成的第一時(shí)間將電子數(shù)據(jù)上傳，使數(shù)據(jù)可以及時(shí)存入服務(wù)器，既避免了單機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)多、電子光盤(pán)損壞等現(xiàn)象的發(fā)生，又方便了科研人員及時(shí)查閱資料的需求。4.借閱辦理板塊：在線(xiàn)辦理借閱審批手續(xù)，查看登記的在借用戶(hù)、待借用戶(hù)和催還用戶(hù)的信息，及時(shí)了解資料借閱和出庫(kù)情況。5.查詢(xún)統(tǒng)計(jì)板塊：可以進(jìn)行檔案庫(kù)統(tǒng)計(jì)、借閱庫(kù)統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀庫(kù)統(tǒng)計(jì)的工作，具體細(xì)化為工作量、館藏量、借閱量、歸還量及銷(xiāo)毀記錄的統(tǒng)計(jì)功能。6.系統(tǒng)管理板塊：包括檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、用戶(hù)管理、角色管理、數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)規(guī)則管理、主題詞管理、模版庫(kù)管理。各板塊的應(yīng)用使資料保密安全工作有了保障。

三、檔案管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

我單位的檔案管理系統(tǒng)雖然取得了一定的成績(jī)，但是仍然存在一些問(wèn)題，下面就現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行分析。

檔案管理軟件缺乏通用性。沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的管理軟件系統(tǒng)，制約了檔案信息電子化管理的進(jìn)程，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效共享，從而重復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力物力；還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，電子檔案的準(zhǔn)確性、可靠性有多少？不確定；標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，我單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；電子檔案信息化管理工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息化建設(shè)。越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)；統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能還不能完全滿(mǎn)足檔案工作的要求；檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中熟悉檔案和計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才就更奇缺。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

四、解決檔案管理的對(duì)策方法

制訂統(tǒng)一的地質(zhì)成果、科研成果等電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)有效地維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性，保證電子檔案內(nèi)容齊全、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一致，確保電子檔案得到科學(xué)保管和高效利用。要保證電子檔案的順利采集、整理和保管，還必須制定電子檔案整理的歸檔范圍、保管期限、文件處置表等規(guī)范；檔案部門(mén)必須制訂歸檔原數(shù)據(jù)、移交原數(shù)據(jù)、日志文件數(shù)據(jù)、內(nèi)容留痕數(shù)據(jù)、留真信息數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)和利用格式等多項(xiàng)細(xì)致的標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)的研究和制定必須體現(xiàn)技術(shù)的前瞻性、包容性和可操作性，立足當(dāng)前，著眼未來(lái)，充分考慮檔案信息化的應(yīng)用水平。

確立有效的電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的流程再造，形成新的檔案信息管理運(yùn)行機(jī)制。在新機(jī)制中，電子檔案的管理不僅僅是檔案資料部門(mén)的事情，更需要整個(gè)企業(yè)明確相關(guān)責(zé)任者的職責(zé)。

篇（11）

近日通讀《檔案人員上崗必讀》書(shū)內(nèi)幾篇文章，我系統(tǒng)地了解了公文管理、檔案工作概述與文書(shū)檔案管理、科技檔案管理、檔案保管與保護(hù)、檔案利用與編研等基礎(chǔ)知識(shí)，以及如何對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，為今后管理檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)檔案館的老師還為我們講解了實(shí)用性、操作性強(qiáng)的檔案法制建設(shè)、電子文件歸檔與電子檔案管理、聲像實(shí)物檔案管理及檔案系列職稱(chēng)申報(bào)等內(nèi)容。雖然，目前工作中還有很多問(wèn)題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。

下面我談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)、收獲和體會(huì)。

一、分類(lèi)管理是我院必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

此書(shū)主要內(nèi)容有：國(guó)家檔案局頒布的第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》；西安市檔案局2001年11月9日的《西安市歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則（試行）》；文書(shū)檔案整理要求與流程；會(huì)計(jì)、科技、聲像、實(shí)物檔案整理規(guī)范。培訓(xùn)期間，理論與實(shí)際相結(jié)合，同時(shí)觀摩了市檔案館不同類(lèi)別、不同時(shí)期的實(shí)物檔案、聲像檔案、歷史紙質(zhì)檔案等資料，為單位檔案管理起到了示范借鑒作用。

二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性。

通過(guò)學(xué)習(xí)，我深知如何把學(xué)習(xí)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問(wèn)題，也是今后檔案管理工作的重中之重。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。