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關鍵詞：醫院檔案； 創新； 水平； 管理

【中圖分類號】

R181.3+2 【文獻標識碼】B 【文章編號】1002-3763（2014）08-0303-02

醫院的檔案管理能夠真實的反映醫院的實踐活動，是醫院在發展的過程中積累下來的寶貴財富，主要以文件材料的形式存在于醫院專門的檔案管理系統中。加強對醫院的檔案信息資源的管理，不僅對醫院領導的科學決策和現代化建設極為重要，而且對記錄醫院的發展歷史有著重要的意義。隨著醫療衛生體制的改革和深化，及時的抓住醫院發展的機遇，做好醫院的檔案管理工作，實現檔案信息資源的價值，從而提高醫院的整體發展水平。

1 醫院檔案管理的概念及加強醫院檔案管理的意義

1.1 醫院檔案管理的概念：

醫院檔案管理是指在醫院的業務實踐活動和醫療技術發展工作中形成的重要的資料的記載，不僅是對醫院改革和發展歷程的真實回顧，也是對醫院的業務實踐活動的真實回顧。

1.2 加強醫院檔案管理的意義：

在醫院的整個管理體系中，檔案管理占據著重要的地位，檔案管理承載著醫院大量的實踐活動和科研成果，具有很強的資證作用。對醫院的檔案內容進行整理和存儲，能夠為醫院的管理和發展提供重要的信息價值和工具價值。完整準確的檔案信息更加為提高醫療服務和科研以及教學工作的開展等提供了便利，加強醫院的檔案管理對提高醫院的醫療水平有著重要的作用。

2 當前醫院檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案認識不強，檔案信息資源開發不足：

醫院的很多工作人員對檔案管理的認識不足，認為檔案管理無關緊要，醫院發展最重要的還是要不斷地提高業務水平。其中以醫院的領導干部為例，他們對醫院的檔案管理意識較為淡薄，認為檔案管理在醫院的發展過程中無關緊要。這顯然是對檔案管理在醫院工作的重要性和必要性認識不足，因此醫院的檔案信息資源利用率低。

2.2 檔案管理制度不健全，對其檢查監督沒有落實：

目前為止許多的醫院檔案管理制度并不完善，檔案管理十分的滯后?，F實中許多的醫院管理中，大多數醫院會按照衛生部門的要求制定適合本院的較為健全的管理制度和工作人員的相關工作職責，但是其中涉及到檔案管理的制度和職責很少。反映出的是目前的醫院檔案管理還沒有建立一套完整的科學和統一的管理制度標準。而且更為嚴重的是沒有將醫院的檔案管理納入到醫院的管理目標考核的范圍內。

2.3 檔案管理人員的素質參差不齊：

目前，醫院的檔案管理人員大多屬于兼職人員，不具備專業的檔案管理技術，而且素質表現普遍較低，在理論知識和專業技術等方面也是參差不齊，離著現代化科學管理的目標還有很大的差距。檔案管理人員的數量缺乏，沒有經過專業的檔案管理知識的培訓，對檔案業務的熟知度較低，學歷不高，知識結構不合理以及現代化知識缺乏等都不利于醫院檔案管理的創新，而且有可能會阻礙檔案管理事業的發展。檔案管理人員的素質對提高檔案管理水平有著重要的意義，只有將檔案管理人員的素質和專業知識水平納入到醫院的培訓發展計劃和要求中，才能使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟上時代的步伐，使其為醫療衛生、科研和教學發展提供服務。

2.4 檔案管理水平不高，檔案資源利用率較低：

檔案管理水平不高主要表現為：傳統的手工記錄和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不準確。隨著計算機技術和網絡技術的發展，在醫院檔案管理中也應該應用計算機和網絡技術，在檢索信息時才能更加的迅速、便捷和準確。但是傳統的手工記錄和整理的方式，在進行信息檢索時很費時費力，檔案資源利用效率較低。

3 創新醫院檔案管理，提高檔案工作水平

3.1 管理環境創新：

管理環境的創新需要做到以下兩點：

3.1.1 更新觀念，實現管理理念的現代化： 樹立正確的現代化檔案管理理念能夠實現對醫院檔案資源的有效利用和科研以及教學的創新發展。隨著計算機技術和網絡技術的發展，出現了電子檔案。為此檔案管理人員應該更加努力的去學習和創新，學習新的管理理念，實現從傳統的手工型的檔案管理方式向現代化的檔案管理轉型，實現檔案信息資源的價值和優勢。為此，一方面檔案管理人員應該學習新的管理理念，提高自身素質和檔案管理水平；另一方面，廣大的醫務人員也應該加強對醫院檔案管理的認識，重視對檔案管理人員的技能和理念的培訓。

3.1.2 加強檔案管理的硬件設施建設，實現管理技術的現代化：

傳統的檔案管理屬于純手工型，費時費力，效率低下，很難滿足現代化的醫院建設發展的需要。為此，在現代化管理理念的影響下，應該為醫院的檔案管理投入必要的基礎設施和辦公設備，利用現代科技的優勢實現檔案管理的電子化和自動化管理。在醫院檔案管理系統中安裝統一的軟件，并且對檔案管理人員進行培訓，掌握計算機技術，提高檔案管理的水平。

3.2 管理制度創新：

建立完善的規章制度，規范管理。建立完善的規章制度能夠減少檔案管理的隨意性，從而保證檔案管理的健康和可持續性的發展。比如制定電子檔案、零散文件的收集歸檔制度；對檔案管理工作的職責范圍進行明確，檔案管理兼職人員的責任落實到每一個人等，可以有效的規范檔案管理工作。

3.3 服務工作的創新：

醫院檔案管理工作開展的最終目的是利用和挖掘其中的經濟價值和社會價值，從而實現經濟效益和社會效益的轉變。為此，醫院檔案部門應該提高工作的主動性和積極性，拓寬服務范圍，擴大服務領域。利用網絡信息系統，及時完整的收集和整理各給信息，豐富醫院的檔案管理內容，從而實現醫院檔案管理的信息化。

實現檔案服務的創新，一方面創新檔案信息加工服務。隨著社會的發展，對檔案的歷史和經濟等主題性需求越來越多。檔案工作部門應該根據利用者的不同需求，對已經占有的檔案資源進行加工和組合，從而使檔案信息資源更加的完備和充實；另一方面創新提供現行文件的閱讀服務。檔案館建立現行的文件閱讀服務能夠有效的推動檔案資源的共享。

4 總結

隨著計算技術和網絡技術的發展，實現醫院檔案管理的信息化已經成為了一種必然趨勢，傳統的檔案管理方法費時費力，效率低下，已經不再適應現代化的管理環境。只有創新，才能實現醫院檔案管理的現代化，從而更好的為醫療、科研和教學服務。

參考文獻

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1檔案管理科學化水平提高的意義

檔案管理工作科學化水平的提高是隨著信息化發展而催生出的一個課題?？茖W技術水平的不斷提高對檔案管理工作提出了新的更高要求。檔案管理的傳統模式已經不能適應當前檔案管理工作的日常要求，在創新并完善當前的檔案管理模式的同時，還要對檔案收集、收藏和傳播等不同流程進行全面優化，才能使檔案管理的科學化目標得以早日實現。

檔案管理工作的科學化水平提高是檔案管理事業發展的重要途徑。日常的檔案管理中，由于檔案的種類增多，年份較長，使得檔案的整理工作難度較大，而且影響檔案的科學分類和有效傳輸。正因為此，檔案管理科學化水平的提高，有利于簡化檔案管理工作復雜流程，從而有利于推進檔案管理事業現代化發展。

檔案管理科學化水平提高深刻體現了科學發展觀的必然要求?？茖W發展觀提到統籌兼顧的工作方法和全面、協調、可持續的要求都對檔案管理工作提出了指導性的作用。檔案管理是我國文化建設中的一個重要方面。因此，提高檔案管理科學化水平是找尋民族文化根源，實現文化自覺的一種重要方式。更是順應科學發展觀，使檔案充分發揮其重要性必然途徑。

2目前檔案管理工作存在的問題

2.1重視程度不足

雖然一直以來，黨和政府高度重視檔案管理工作，但仍存在著某些機關單位檔案不重視檔案管理工作的現象，這主要表現在在對一些文獻資料保存不夠及時，對很多檔案資料的留存和保護沒有建立一套科學的管理機制。這些都是造成檔案資料的保存不當，檔案建設和發展較為遲緩的重要原因。

2.2檔案管理工作制度不夠健全

在一些機關單位中，存在著這樣一種現象，檔案管理工作缺少制度上的保障，使得檔案管理工作形式不正規的現象較多。檔案管理工作的標準化水平全憑檔案管理人員的工作經驗決定，對需要歸檔的內容，歸檔的操作形式，歸檔之后的保存等都缺乏合理有效的定義與操作程序。這也是對檔案管理工作的科學化、規范化的阻礙之一。

2.3檔案管理工作者素質偏低

很多單位工作中，檔案管理工作處于邊緣化的地位，主要表現處理很多單位對檔案管理工作重視程度不夠導致檔案工作不甚正規外，還表現為檔案管理工作者的素質較低不能跟上信息化發展要求。一些單位的檔案管理人員在運用先進技術與更新知識等方面仍稍顯不足。還有一些檔案管理工作者對此工作的重視性有所偏差，不重視檔案知識和檔案管理技術管理手段的更新。這些也對檔案工作的科學化發展造成一定影響。

2.4檔案利用率較低

檔案的價值在于能夠用過去的記錄為現代的生活提供幫助。但目前檔案管理工作中，存在著檔案只是保管而不加以利用的普遍現象。檔案館的相對封閉性使得檔案作為一種社會資源而不能發揮其應有的價值和作用。但是較低的利用率使得檔案的價值不能夠充分發揮。

3提高檔案管理工作的科學化水平路徑

3.1切實轉變傳統檔案管理思想

提高檔案管理工作的科學化水平，首先要進行觀念上的轉變，要切實轉變傳統的檔案管理工作理念。檔案管理工作人員要充分理解自己的工作職責并了解提高檔案管理科學化水平的重要意義，以科學發展觀為指導，樹立正確的檔案管理工作觀念。這也是檔案管理工作科學化水平提高的堅實基礎。

3.2強調管理方式的改變與創新

一直以來，檔案管理方式屬于館藏型，檔案管理工作主要集中于檔案保管方面，強調檔案的安全保密性工作。在人事和管理上的變動時，才會進行“調檔”。這種管理方式明顯不適應辦公室工作的信息化建設，不利于推進檔案管理科學化發展。因此，必須創新傳統的檔案管理方式，建設利用型的信息化檔案管理方式，加強對檔案的信息的利用，實現機關資源的共享，更好地提高檔案管理科學化水平。

3.3加強檔案管理人員的素質建設

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隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在各個領域中的重要作用和受重視程度得到了不斷提升，對檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員要提高檔案工作科學管理水平和服務工作的能力，為實現檔案工作規范化、科學化、現代化以及為社會和本單位提供更多、更有價值的檔案信息資源。檔案管理不僅需要在方式方法和手段上有所提高，還要在管理和服務的實效性上得到提升，發揮檔案管理應有的作用。如何加強檔案管理，提高檔案的利用率與管理水平，有待于我們進一步探索。

一、提高檔案管理人員全面素質

社會對檔案的需求是多方面的：社會不僅需要利用檔案的憑證價值，而且需要利用檔案的參考價值；機關行政管理、生產建設、科學研究、宣傳教育，都需要廣泛地參考利用檔案，這都體現了檔案的基本價值。作為檔案人員，首先要具有較高的政治素質和道德水平。檔案工作必須具有正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，對黨和事業忠心耿耿，忠于黨和人民的利益，具有較高的政治鑒別力；其次，檔案管理人員應具有較強的專業素質和文化水平。檔案工作者的職責是既要維護檔案的完整和安全，又要便于提供利用，為大家服務；再次，檔案管理人員必須嚴格執行保密紀律和檔案閱覽制度、外借制度、復制制度等的相關規定。作為檔案管理人員還要擔負起監督之責。最后，檔案工作人員必須有較高的文化素質，具有組織文字材料的寫作能力；要不斷學習新知識，應用現代手段的管理能力；有開拓創新，提升檔案管理價值的能力。知識經濟時代，知識創新和技術創新是生產力發展最重要的生產要素，創造力是人們適應生活急劇變化的一種生存能力。因此，隨著計算機和信息網絡技術在檔案工作中的應用和發展，對于檔案管理人員的業務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求，需要進一步探索檔案管理的新模式。因此，加強檔案管理人員繼續教育顯得尤為重要，逐步培養檔案管理人員成為既要能掌握新技術，又要熟悉檔案專業知識的人才。

二、提高檔案工作科學管理水平和服務的措施

做好具有重要性的檔案管理工作，提高管理者的內外素質，增強其專業的知識，實現檔案工作科學管理水平和服務的提高，使檔案管理工作跟上企業和單位發展步伐。

1.提高檔案管理意識和綜合素質，并進行規范式的管理不斷改革。檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此，要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統計、檢索等相關的工作。由于檔案管理工作的質量問題會受到管理者綜合素質水平的因素影響，作為重要任務的管理者，必須要具有很高的積極主動性，因此要加大對管理者的綜合水平進行培養。目前檔案管理工作越來越現代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進行更新，只有具有專業知識的管理者，才能夠順利完成現代化的檔案管理工作。

2.提高檔案管理工作的保密與安全性，合理利用檔案進行開發。由于檔案管理工作的重要性，確保檔案的丟失、泄密，因此，委派專門的檔案管理人員進行管理至關重要，同時也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價值和共享也是人們不斷關注的焦點，所以，我們應該采用多種形式，及時、準確、迅速的開發和利用檔案資源，檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進行利用，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。

3.提高檔案管理水平，這是做好檔案管理工作的前提。隨著經濟社會不斷地發展，各類文檔數量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應對和解決檔案工作出現的新問題，筆者認為需要責任心強、懂專業的檔案管理人員。檔案管理工作專業性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好檔案管理工作。

4.檔案管理工作者要掌握科學化、規范化、現代化的管理技能。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，極大地地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，檔案管理各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

總之，我國的發展變化，使檔案管理工作在新形勢和任務的條件下，不僅要學會和認識、理解檔案管理工作的中的重要性，還要使n案資源成為所需要的財富。作為檔案管理工作的企業和單位就必須從基礎做好檔案管理工作，并進行妥當的保管。加強對檔案人員的管理和教育，通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作。

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關鍵詞： 基層單位；檔案管理；問題；對策

Key words： grass-roots units；file management；issues；countermeasures

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）26-0169-02

0 引言

所謂檔案，其是國家機構、社會組織或者個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，有著重要的參考作用和憑證作用。而作為檔案管理而言，檔案管理的部門不僅要做好相關管理，而且也要對管理內容中涉及到的各項工作提供服務，故此現代化、規范化的檔案管理是實現科學管理的基礎性措施，但在目前而言，部分基層單位的檔案管理工作還存有一定的問題，現分析如下：

1 基層單位檔案管理中的問題

1.1 管理意識不夠 所謂管理意識，其是把管理中會出現的問題進行有效扼制的一種表現，防患于未然。在部分檔案管理人員中，有些單位的領導管理意識不夠，對檔案管理人員的管理力度不夠，導致檔案管理人員對自身工作缺乏全面的認識。上級領導的管理力度不夠，那么下層的檔案管理人員往往在工作開展中秉著不犯錯誤的態度來工作，這就可能會造成檔案管理中出現問題。其原因一是來自于領導對檔案管理工作不夠重視，二是員工對檔案管理的工作態度消極，因此，很多檔案管理人員對“檔案”和“文件”的管理區分不明，對管理中可能出現的問題進行防范的意識不夠，甚至造成檔案流失、機密外泄的情況出現，給基層單位帶來嚴重的影響惡化損失。

1.2 檔案管理人員素質問題 在如今社會的檔案管理人員，其不僅要求工作人員應具有一定的建筑知識、文員素質，對計算機軟硬件的知識也應同樣有所掌握，而在很多的基層單位的檔案管理人員中，往往這些綜合素質不夠，造成工作效率不高。在部分的基層單位中，有些檔案管理人員身兼數職，往往疲于應付其他日?，嵤拢雎粤俗陨肀举|工作。再者，作為檔案管理人員這個職業，很多的基層單位中人員流動性很大，流動性大導致人事更換快，在一些新聘請的人員很多缺乏檔案管理的經驗，導致對檔案案例的很多業務不甚熟悉，很可能在業務熟悉的過程中造成工作出現問題。另外，很多的檔案管理人員，在就職時并沒有接受過專業系統的培訓，文化差異和專業水平的差異，其會造成檔案管理的體制建設不夠合理，工作人員的思想觀念較為落后，檔案管理人員的管理水平不迎合時代需求等等情況出現。

1.3 投入和開發的不足 在檔案管理的投入方面，由于是基層單位，資金消耗在施工上本已有很多投入，再加之很多領導對檔案管理沒有足夠重視，這就導致檔案管理方面的建設投入力度不夠。這樣的情況會造成檔案管理人員的流失增大、檔案管理的設施不夠完善、人員專業素質參差不齊，從而可能引發文件外泄、檔案流失的情況出現，從而由投入不足而進入一個惡性循環。

在檔案開發方面，由于很多基層單位的檔案部門的內部管理自成體系，相互之間沒有積極地溝通，從而會導致館藏的信息無法實現共享，也有各自為政的情況存在。這些情況是由于管理層級復雜、管理職能重復等情況的引發，這就會造成在檔案開發的方面，各個部門無法達成共識，從而給檔案開發帶來不小阻力。

1.4 聲像檔案管理不夠完善 作為聲像檔案的管理，其不同于其他文本形式的管理，因此在聲像檔案的管理上，要對這些檔案進行文字標注，并且把這些檔案進行系統歸類，系統以下的各個分支檔案也要有明確劃分，特別是一些時效性強的聲像檔案，如果沒有及時地對檔案進行文字標注而直接歸類，那么在之后的檔案查找和運用中會增加檔案管理的工作負擔。此外，有部分的基層單位，由于自身經濟條件不佳，在這聲像檔案管理上沒有相適應的條件，從而會出現管理混亂等情況。

2 提高基層單位檔案管理工作水平的相關對策

2.1 加強檔案管理意識 作為檔案管理這項工作往往無法直接給企業帶來經濟利益，因此很多基層單位的領導對檔案管理的工作不夠重視，但是，檔案管理工作一旦出現損害到企業利益的問題，很多領導采取裁員的措施，卻無法從根本上來杜絕此類問題的發生。因此，為了防止檔案管理出現問題，那么加強檔案管理的意識是一種必要性措施。首先，應該加強領導的管理意識，要讓基層單位領導意識到檔案管理這門工作不僅涉及到自身企業一些機密性質文件管理的問題，同時也是提高技術人員的專業素質的一種工作。其次，要提高檔案管理人員的意識，可以通過模擬演練、專業人員培訓等措施來提高工作人員的專業素質，通過專業素質的提高，能夠培養出工作人員的職業敏感，從而加強了人員的意識防范。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質 要提高檔案管理人員的綜合素質，首先應提升檔案管理人員本質工作的素質，要讓工作人員擁有積極、良好的工作態度，通過獎懲有力的管理機制來對不良工作態度做糾正，從而提高人員工作的積極性和自覺性。其次，應該加強檔案管理人員的培訓，培訓的導師可以由專業人員或是資深的檔案管理人員來進行授課，并且要設有培訓考核的相關措施，通過考核來效驗檔案管理人員的培訓知識掌握情況，如果掌握情況不佳，則予以嚴處。再者，培訓的內容不能僅局限于本單位中涉及的內容，要更深層次的內容涉及，不僅要涉及檔案管理的業務性，也要涉及其服務性，同時要注重檔案管理的相關法律法規的培訓，授課人員應盡可能地多一些，其人員要法律專業、計算機專業、管理專業、文職專業的相關專業人員來做授課代表，保證檔案管理人員的綜合素質得到提高。

2.3 完善檔案管理的軟硬件建設 隨著信息技術的高速發展，運用信息技術來做檔案管理已經是一件普及大眾的事情，那么如何在普及中求生存，生存之中求優質，其應該加強檔案管理的軟硬件建設。要加強這方面的建設，可以對實體化的檔案做虛擬錄入工作，通過運用鍵盤錄入、計算機掃描等措施，把這些檔案有效錄入到計算機之中。其次應該購置相關的檔案檢索軟件，把檔案錄入之后進行系統完整的歸類，通過軟件檢索可以迅速獲取檔案信息。此外，要加強網絡安全管理，防止遭受網絡攻擊導致文件損壞或流失的情況，在計算機硬件維護方面，要有定期的檢查和維護，通過這些措施來加基層單位檔案管理的軟硬件建設。

2.4 完善檔案管理機制 完善檔案管理機制可以從四個方面入手，一是要建立科學合理的管理制度，這種制度必須是貼合基層單位實際情況的，避免制度的約束力缺乏實際參考價值。二是制度內容中要增強制度的雙向約束力，制度不僅是約束檔案管理人員的相關條款，也是約束領導行為措施的一種標準，雙向約束力的實現可以從更大力度上讓檔案管理人員在工作中發揮積極性和自覺性。三是制度規定中不應有雷同或意思重復的條款，內容要簡明，意思要精準。四是應該制度應具有嚴肅性，嚴肅性是保證制度執行的基礎，如果制度失去了它的權威和嚴肅性，那么再完善的制度也是紙上談兵，毫無約束力可言。

3 結語

總的來說，要提高基層單位檔案管理工作水平，那么就應該提高領導對檔案管理的重視程度，要加強檔案管理人員的綜合素質，同時完善檔案管理的軟硬件建設、完善檔案管理的機制，其可以有效提高基層單位檔案管理工作水平。

參考文獻：

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檔案管理事業是記錄著人類發展歷程的工程，其包含了豐富的信息資源，屬于知識資本，是經濟發展的基礎，也是知識經濟時代巨大的價值資產，能夠對我國的經濟和社會產生較為直接的影像。面對新的形式，檔案事業遇到了非常大的挑戰和困難，這也意味著存在著很多的機遇，因此需要為新時代的檔案管理引入新的觀念和方向，提升檔案工作的管理水平。

一、新形勢下檔案管理工作面臨的難點

1.傳統檔案管理工作觀念

傳統檔案管理注重檔案的存儲和保管，不注重檔案的利用。新時代的發展對知識要求比較高，對信息需求比較大，知識和信息可以轉變為財富，因此檔案的潛在價值就提升了，檔案要被利用才能夠發揮出價值。以往將檔案深藏的做法已經不符合時代的需求，需要從觀念上進行轉變，通過對信息資源的利用來激活檔案的價值，通過服務來將檔案信息資源為社會發展所利用。

2.傳統檔案管理手段和方式

現階段仍然有很多的檔案工作者使用者傳統的檔案管理模式和方法。盡管計算機已經被這些單位所使用，但是卻仍然沒有將信息檔案管理帶入檔案部門，計算機和網絡化的實現只是檔案信息化的一部分，因為這些都是利用檔案信息的工具和載體，真正發揮出價值的仍然是檔案信息本體，網絡上可以傳輸和使用的檔案信息少之又少，因此不能夠為社會提供知識信息服務，改變檔案管理手段是目前加速檔案管理工作進程的主要突破口。

3.檔案工作者自身素質

勞動力不再是新時代的主要社會結構，知識取而代之，因此高技術的人才比較重要，而不再是采用人海戰術來完成工作，要求檔案管理工作者少而精，他們除了要具備檔案管理專業知識之外，還需要涉獵其他領域的知識，否則無法勝任檔案管理工作，終將會被淘汰。

二、新形勢下檔案管理應采取的對策

1.屢建立適應新形勢檔案管理的新思路和新方祛

（1）要樹立新的管理思想

我國長期的傳統檔案管理環節讓檔案管理工作從思想上就已經有了根深蒂固的不正確觀念。因此在現代社會檔案管理工作很難引入新的思想。目前社會的快速發展，科技的更替，讓計算機成為了檔案管理的必要工具，可是思想上如果不進行轉變，那么本質仍然不會改變，所以要樹立新的思想，解放思想，將現代化的思想融入到工作當中，以發展的眼光來看待檔案工作的發展。

（2）要引入新方法的新手段

計算機、軟件、網絡這些都是現代化檔案管理的基礎設施。檔案管理現代化不僅僅是從設備上進行革新，應該要從管理和服務上同樣進行革新。檔案資源是信息資源的來源，計算機管理檔案不能夠還停留在計算機檢索的基礎程度，而是應該要延伸到服務領域，通過對計算機功能的開發，結合網絡來實現多樣化的便捷服務。而且社會對信息資源的需求是我們檔案事業發展的基礎，在市場經濟環境下對檔案信息資源的價值挖掘成為了重要工作，需要我們用探索而規范的科學管理模式來實現，將檔案管理對內服務的模式轉變為對外開放，和市場經濟相聯系，為社會大眾提供服務。

（3）要積極拓展檔案館藏的新資源

檔案信息資源是現代檔案管理的基礎，龐大的數據需要建立數據來對其進行管理和調用，這是現代化檔案管理的象征。建立檔案館信息化和數字化工程，將檔案轉變為信息資源和數字檔案，提升檔案的利用率，拓寬檔案的利用渠道，保持檔案信息的生命力。

2.推行檔案管理標準化以適應新形勢下的要求

檔案標準化是實現檔案管理現代化的重要前提。在當前和今后一段時期，積極推行檔案管理標準化應是各級檔案館的重點工作。

（1）推行檔案標準化

國家和省級檔案管理部門應制定和完善各項標準，使檔案管理的各個環節都有標準可以遵循，并采取措施，積極推行檔案管理標準化工作。

（2）加強檔案業務基礎建設規范化

這是各級檔案館的一項經常的任務。近幾年來，我們各級檔案館通過定級升級活動，檔案業務基礎建設有很大的改觀，特別是對新接收征集進館的檔案，要做好整理編目規范化工作，為檔案現代化管理創造良好的條件。

（3）積極開展檔案著錄標引工作。

檔案數據準備的關鍵是檔案著錄和標引。這是應用電子計算機技術的重要的前期處理工作，也是一項十分艱巨和細致的工作。在著錄標引工作中，要堅持著錄與標引的標準化，按科學方法辦事，為檔案檢索和自動化打下堅實的基礎。

3.要大力推進檔案管理的信息化進程

（1）建立“需求―開發―利用”的科學開發機制。

首先，要立足自身資源，增加傳統的編研力度，建立特色數據庫，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化。

（2）以電子文件歸檔為管理重點

目前的檔案數字化技術標準并沒有一個統一的說法，因此數字化工作的開展存在一定的未知風險性，對以后的信息資源的管理和利用以及共享可能會產生不可以預計的后果。而且，盡快的進行電子檔案歸檔工作，是為了可以盡早的實現電子檔案與電子政務相融合的目標，給各單位帶來更加便捷、個性化的服務，這是電子政務平臺發展的一個基礎。

（3）有效整合檔案信息資源

合理整合檔案信息資源是充分發揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發工作的必須。檔案信息化建設作為一項新興事業，并無多少經驗可循，理論指導又一向滯后于實踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發時難免各自為政，缺乏溝通，出現信息資源開發的“孤島”現象。

4.要為檔案管理人員建立多元化的繼續教育培養體系

（1）對現有的檔案管理者進行深入教育和培養，將他們固有的知識結構進行重塑，能夠加入更多的現代化科學技術，提升他們的知識儲備，改善知識結果老化的現狀。目前的職工很多都沒有時間去自我深造，也不愿去改變現狀，因此企業單位就需要通過講座、培訓等等活動來督促員工進行學習和自我提升，將自己的素質變得更高，能夠吸收信息技術知識。

（2）繼續教育必須多元化，規范化

員工的教育和培養不應該是統一的、片面的開展，個人專業素質不同，因此要有針對性，針對各部門、各職員工作時的欠缺內容來進行教育開展工作，對于教育的結果建立完整的考核機制，讓教育能夠規范化、科學化。

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一、檔案管理基礎工作存在的主要問題

目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。

總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

二、實行規范化工作方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4.統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

三、積極推行檔案標準化管理

日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

1.公文制發是推進檔案工作標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來?？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

2.實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作標準化的關鍵環節

實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

3.提高案卷質量是推進檔案工作標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

四、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

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首先，檔案管理人員的專業素質對于提升檔案管理水平的高低有著至關重要的影響，如果醫療保險檔案管理人員的專業素質過低，那么就無法提高檔案管理的效率與成效。故此，要提升醫療保險檔案管理水平的第一個途徑就是提高檔案管理人員的專業素質，其途徑有兩個。一是提高對于檔案管理人員的招聘要求，在招聘時，可以注明檔案管理專業的人員有限，其次有檔案管理工作經驗的人員優先，從招聘入手，可以有效地確保高水平的醫療保險檔案管理。二是加強對在職的管理人員的專業培訓，不管在職人員是否科班出身或者是有檔案管理的經歷，在入職之前，都要對其進行關于檔案管理內容的入職培訓，除了要有入職培訓外，還應該有定時的培訓，如果在職人員每個月都要開展相應的培訓，可以組織專業的檔案管理人員來開展講座，讓專業人員針對近一個月員工在檔案管理上存在的問題進行解惑。故此，要提高醫療保險檔案管理水平，首先就要提高檔案管理人員的專業素質。

二、確保檔案管理的基礎設施，提高管理效率

“巧婦難為無米之炊”，所以要提升醫療保險檔案的管理水平，那么就要為檔案管理人員提供相應的基礎設備，例如打印機、電腦、檔案柜等等基礎設施。因為檔案管理人員要借助電腦來實現信息的共享以及保存，所以在醫療保險檔案管理過程中，電腦是必備品。除此之外，要進行檔案保存，也需要打印檔案資料等等，所以打印機也是必需品，還有為了使得檔案的保管更加地整齊有序，檔案資料柜也是必須的。故此，要提高醫療保險檔案的管理水平，其次也要滿足所有的檔案管理的基礎設施，這樣更好地提高管理人員的工作效率。

三、實現檔案管理的信息化，提高管理效率

隨著信息技術的發展，信息技術在我們的生活和工作當中的應用也是越來越廣泛的，所以提高醫療保險檔案管理水平的途徑之一就是實現檔案管理的信息化，提高管理效率。首先，實現檔案管理的信息化，可以更好地實現信息的共享，從而使得檔案管理人員更好地獲得相關的信息，如果某人要進行檔案轉移，那么檔案管理人員就可以通過網絡來實現檔案轉移，然后再進行紙質版的檔案管理。通過網絡來實現檔案轉移，可以有效地確保檔案的完整性，因為紙質檔案在移動的過程中可能會出現缺漏，從而使得檔案資料缺失。其次，實現醫療保險檔案的信息化管理，是對檔案的共享，因為醫療檔案不僅僅是某個制定單位要用到的資源，更是多個單位在工作過程中需要用到的資料，如果能夠實現檔案管理的信息化，那么各個單位就可以通過網絡來實現檔案信息的共享，從而更好地提高檔案管理人員的工作效率。故此在醫療保險檔案管理過程中，應該實現檔案的信息化管理，提高管理效率。

四、完善職責內容，提高工作效率

檔案管理并不是一項輕松的工作，因為醫療保險的檔案是非常多，所以醫療保險檔案管理人員就要做好相應的分工合作，明確每個職位的工作職責。例如在醫療保險檔案管理中一共設置有五個職位，那么就要用書面的語言來對該五個職位的工作職責進行描述，然后管理人員在工作的過程中才能更加地清楚自己的工作職責，從而更好地完成自身的工作。而且完善職責內容，可以確保檔案管理工作出現管理漏洞，從而導致管理效率低下。故此，在醫療保險的檔案管理中，要提高管理水平，相關的負責人就要做好職責分工的工作，這樣才能更好地確保檔案管理工作的全面性。

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一、提高檔案管理水平的必要性

管理的創新是新時期一切社會工作創新的組成部分，提高檔案管理水平能夠促進我國信息化的發展。隨著社會主義現代化的發展，科學技術水平有很大的突破和提高，人們的生活逐步過渡到信息化的水平，信息技術已經滲入到生活的各個領域，提高檔案的管理水平能夠使檔案的管理向著健康的方向發展。檔案管理能夠為相關部門的統計數據帶來了一定程度的便利，它是隨著科學技術的發展而不斷進步的，但是目前我國的檔案管理還存在一定的問題，還遇到了前所未有的挑戰，日常的檔案管理種類繁多，這就給檔案管理帶來很大的麻煩，在檔案的統計和計劃方面的難度也加大，對財務管理方面的檔案整理難度也加大，這樣會大大影響檔案的分類和傳輸。所以，提高檔案的管理水平能夠推進檔案事業的發展。

二、事業單位檔案管理要堅持的原則

1.規范與靈活相統一

事業單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。這有助于制度執行的標準化、規范化。規范化不是僵化，要有所創新，尤其是在信息化建設方面，更要與時俱進，實現檔案管理的信息化，實現一些檔案資源的共享。事業單位不僅規模不同，更有工作特點的差異，其管理方式與制度規范自然不能強求一律。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結，建立一套內容全面、結構完善、符合本單位實際的規章制度體系。

2.職責與權益兼顧

在制度的制定過程中，要把“職責”這一部分調整到崗位標準中，明確職責范圍及權限。在具體的實踐中，一個事業單位檔案部門的分管領導可以主要負責檔案管理工作目標的制定、對歸檔檔案的檢查和指導等工作。在明確責任的同時，應注意保護工作人員的合法權益。當前事業單位忽視工作人員權益的問題時有發生，這極大地影響了工作人員的工作熱情，也必將影響到整個事業的發展。

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二、不斷提升檔案管理工作人員的服務意識水平

根據目前來看，我國當代檔案管理工作主要分為以下兩個方面，首先，對檔案進行保存與管理。檔案的保護工作是保障其完整性與安全性的活動，從而為后期應用提供有力保障，而檔案的管理工作是指對檔案資料進行保護，并且為公眾提供檔案信息服務工作，從而更好的為國內社會主義現代化建設提供服務；其次，檔案管理工作是為了保障檔案信息高效應用。通過當前檔案管理部門與相關部門之間的合作情況來看，檔案管理工作除了對檔案信息進行保管工作以外，還需要為檔案信息高效應用提供有力相應服務，從而體現出檔案管理工作人員在檔案管理活動中的價值，由此可以看出，檔案管理工作人員的服務意識對檔案信息的保存、管理以及利用等階段活動具有著十分重要的作用，因此，其服務意識水平決定著檔案管理工作水平，同時，對檔案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有著極其重要的作用。綜上所述，通過提高當前檔案管理工作人員的服務管理水平，不僅有利于提高檔案管理工作水平，而且還有利于提高檔案信息資料的價值，因此，筆者認為需要通過提高檔案管理工作人員的服務意識水平，即可實現提高檔案管理工作水平的目的，因此，相關管理工作人員需要結合當今科學檔案管理方式對檔案信息進行保存與管理，從而有效提高檔案管理工作效率，進而保障國內檔案管理工作得到可持續發展。

三、不斷提升創新能力以及樹立創新意識以提高檔案管理水平

隨著社會經濟的發展以及科學技術水平的提高，人們對提高檔案管理水平提出了更高的要求，為了使得檔案管理工作水平得到進一步提升，則相關檔案管理工作人員不僅需要具備與時俱進的管理工作思想，而且還需要具備有創新能力，從而有效推動當前檔案管理工作的發展，因此，對于當前檔案管理工作而言，創新能力是相關檔案管理工作人員必須具備的素質，這不僅是當代檔案管理工作的發展需求，而且也是檔案管理工作未來發展形勢所決定的。另外，隨著科學技術廣泛的應用于檔案管理工作中，使得傳統檔案管理工作與高新技術之間有效融合，其中，檔案管理工作人員的創新能力發揮著極其重要的作用，如果檔案管理工作人員不具備有創新能力或者創新思想，則不僅不適應當代檔案管理工作的發展需求，而且在一定程度上制約著檔案管理工作的發展，因此，作為新時期背景下的檔案管理工作人員需要不斷地提高自身的專業知識水平以及相應業務能力，從而更進當前管理模式，將低水平的管理模式進行改革與創新，進而有效提高檔案管理工作水平，同時，相關檔案管理工作人員需要不斷地發揮自身創新意識與創新能力，從而有效提高檔案管理工作效率，進而提升國內檔案管理實效性與利用效率等。

四、檔案管理工作人員需要提升自身業務素質水平以提高其工作效率

相關檔案管理工作人員需要具備一定的職業道德素質以外，還需要具備一定的業務素質，業務素質是保障檔案管理工作順利開展以及提高其工作效率的重要保障，因此，檔案管理工作人員需要通過學習相關檔案工作業務知識，同時，熟練掌握檔案管理科學技術的操作應用，從而有效提高檔案管理工作效率。另外，相關檔案管理工作人員通過提升自身業務素質水平，不僅有利于提高檔案管理工作效率，而且還能夠針對檔案管理業務中所存在的問題進行分析，從而以探討新的管理方法而不斷提升檔案管理水平，由此可以看出，檔案管理工作人員通過不斷地提升自身業務素質水平，無論對檔案管理工作效率而言，還是對檔案管理現狀而言均有著十分重要的意義。綜上所述，在當代檔案管理工作中，檔案管理工作人員不僅需要具備一定的綜合素質水平，而且還需要具備有創新能力，從而為檔案管理工作效率以及水平提供有力保障，進而有效推動我國檔案管理工作走向可持續發展，繼而為檔案信息資料的歷史價值以及現實價值提供有力保障。

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衛生院的檔案利用率對于促進檔案管理在衛生院管理中的作用具有重要意義。因此需要加強對衛生院檔案利用率較低的原因分析，尋找有效解決途徑。

一、衛生院檔案利用率低下原因

（一）檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料。衛生院從衛生院的醫療、行政、人事、后勤等方面出發，制定了與實際相適應的管理制度，管理制度較為健全。但是在多數的衛生院，檔案管理的相關制度較為欠缺，只有極少數的衛生院會把檔案管理工作的成績作為工作項目的考核目標。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性，從而導致工作質量下降，檔案收集效率低下，很難形成完整的檔案資料，無法為衛生院的管理者提供及時準確的參考信息。

（二）缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平。在檔案管理中，管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛生院的檔案管理工作的質量。目前，在衛生院中檔案管理人才的缺失現象十分普遍，部分領導由于缺乏對檔案管理工作重要性的認識，委派非專業人士進行檔案管理工作，這在很大程度上降低了檔案管理水平，從而導致檔案無法得到有效利用。

（三）硬件投入不足，缺乏基礎保障。一部分比較偏遠的衛生院，經濟條件較差，檔案管理硬件落后，管理技術水平較為低下，很難按照相關檔案保管標準進行檔案資料的存入。這嚴重影響檔案管理工作的進行，造成檔案資料收集不全，無法發揮其自身的利用價值，利用率低下。

二、提高衛生院檔案利用率措施

（一）要利用計算機網絡提升檔案管理效率。計算機網絡具有方便、快捷的優勢。利用計算機網絡技術，可以大大提高檔案人員的工作效率，提升檔案管理的質量，從而提高檔案利用率。但利用計算機網絡進行檔案管理也存在一定的缺點，主要是檔案資源保密事項無法得到充分保證。衛生院利用網絡技術進行檔案管理必須嚴格按國家保密規定，嚴禁將檔案資料傳送到網上進行公開。即使是衛生院的內部局域網，仍然需要加警惕，防止非相關人員閱讀的檔案資料。

（二）提高檔案利用率人是最關鍵因素。在檔案管理中，人是最為關鍵的因素，起到統籌規劃和具體執行的作用。在檔案形成過程中既需要領導的統籌規劃，又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過程，只有大家充分認識檔案的價值，正確地利用檔案，才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛生院的檔案質量，使檔案得到充分利用，就必須提升檔案管理人員的整體素質。這既需要培養檔案管理工作者的文秘、歷史學、目錄學、社科情報知識水平，還需要檔案管理工作者了解計算機的相關知識，這樣才能提升檔案管理的水平和效率，形成高質量的檔案，為提升檔案的利用率奠定基礎。

（三）全方位搜集資料，提高檔案質量。檔案材料來源是影響檔案質量的基礎因素。檔案資料來源于衛生院的方方面面，每個人都是潛在的檔案資料來源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協調、應對能力，能夠處理好各方關系，收集各方面材料。此外，檔案后期的材料整理、鑒定、保管對檔案質量的提升也具有重要影響。這是一項需要較強操作性的工作，衛生院檔案管理者必須在了解相關管理規定，按照要求，合理分類、整理匯編檔案材料。衛生院通過科學的研究，在檔案整理、服務方式等方面做出創新，可以幫助提升檔案質量，從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項看似簡單，實際十分繁瑣的工作，要想保證檔案質量，管理人員必須具有充分的耐心，從細節出發，做好每一項小工作。

（四）完善檔案管理規章制度。俗話說，“不以規矩不能成方圓”，要想提高檔案利用率，就必須建立檔案管理規章制度。一般來說，檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統計制度、文書檔案分類編號制度，每一項制度都深入檔案管理的每一個細節，對檔案管理工作做出最為嚴格的規定，保證檔案管理有制度可循。

三、結語

造成衛生院中檔案利用率較低的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料；缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎保障。解決這一問題的途徑有：利用計算機網絡提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質量；完善檔案管理規章制度。

【參考文獻】

[1]姜海峰，宋強. 提高檔案利用率的研究與探討[J].環球市場， 2016（10）.

[2]張少偉.提升電子檔案利用率的有效策略研究[J].時代報告：學術版， 2015（9）：20-20.

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一、高校兼職檔案管理人員的必備素質

（一）政治素養和職業道德素養

檔案管理人員必須有一定的政治素養，要在實際工作中不斷提高政治素養，建立正確的人生觀、價值觀，真正做到為人民服務，在任何場合、任何人面前都不能泄露檔案的有關內容。檔案的收集整理工作是一項非常復雜、繁瑣的工作，它需要工作人員認真細致的工作。高校應通過一定的教育培訓、講座、座談會等提高兼職檔案管理人員的職業道德素養，使其以高度責任感和榮譽感做好每一天的工作，把關文件的進出，把握文件的運轉和走向，及時收集整理各類文件資料。

（二）創新意識

檔案管理與其他工作是一樣的，也是要與時俱進，不斷創新的。兼職檔案管理人員要有創新意識和大膽開拓的精神，將自己所學的理論知識運用到實際工作中，實現知識的升華，提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。

（三）業務素質

檔案管理是一項專業性很強的工作，不能有一絲一毫的差錯，否則就會帶來管理秩序的混亂。高校要不斷提高兼職檔案管理人員的業務素質，提高其專業知識水平，并促使其不斷將理論知識轉化成實踐能力，提高檔案管理效率和質量。

（四）服務素質

兼職檔案管理人員是為教學工作和學生服務的，因此，要不斷加強服務意識建設，提高服務意識，踏踏實實做好本職工作。在態度上，做到親和有禮、熱情耐心；在語言上，做到謙遜有禮。

（五）社交素質

兼職檔案管理人員在進行檔案的收集整理工作時，要與眾多部門不同身份地位的人打交道。因此，要不斷提高社交能力，以良好的社交能力、協調溝通能力、公關能力和社會適應力做好檔案的收集整理工作，提高工作效率和質量。

二、提高高校兼職檔案管理人員素質的建議

當前，我國高校兼職檔案管理人員的素質偏低，他們的專業知識水平低，責任心不夠，保密意識不強，經常出現檔案收集整理的滯后乃至檔案的遺失。為了提高高校檔案管理水平，提高檔案的利用率，使檔案真正為教學工作和社會建設服務，必須提高兼職檔案管理人員的素質。

（一）制定完善的培訓計劃

基于高校檔案管理工作的重要性，高校領導者應認識到兼職檔案管理人員素質對檔案管理水平的重要影響，并根據各個部門兼職檔案管理人員工作特點及其素質層次制定出完善的培訓計劃，提高兼職檔案管理人員的業務素質，提高其科學文化水平。

開辦檔案管理業務培訓班，聘請專家為兼職檔案管理人員講解《檔案學理論基礎》、《檔案法規知識基礎》等課程，并帶領學員到檔案管理中心去參觀和學習，看別人的檔案管理工作是如何進行的，并在參觀的過程中向學生講解這些工作中包含了哪些理論知識，使學員更好將理論知識與實踐結合起來。在開闊學員視野的基礎上提高其檔案管理業務素質。

開設計算機培訓課程，提高兼職檔案管理人員的計算機水平。隨著檔案管理信息化水平的提高，兼職檔案管理人員也要不斷提高計算機水平，從而不斷提高工作效率，提高檔案管理水平。

（二）定期開展政治教育和法律教育

政治素養和法律意識是兼職檔案管理人員的必備素質。在進行業務培訓的同時，還要定期開展政治教育和法律教育，提高其保密意識和法律意識，提高其職業道德修養，在實際工作中做到今日事今日畢。以高度責任感面對每一天繁瑣的檔案收集整理工作。培養兼職檔案管理人員的主人翁精神和事業心，使其能在做好本職工作的基礎上積極主動的做好本部門文件材料的收集整理工作，并在收集整理的過程中不斷創新，提高工作效率，促進學校整體檔案管理水平的提高。

（三）營造良好的學習環境

除了學校的培訓外，兼職檔案管理人員還要能夠不斷學習新知識、新技術，實現檔案管理工作的創新，不斷提高檔案管理水平。所以說，高校要積極為兼職檔案管理人員營造良好的學習環境，在各個部門中構建出學習型社會，使所有教職工都能主動學習新知識、新技術。

第一，改善兼職檔案管理人員的工作環境，使其每天都能保持愉悅的心情做好本職工作。第二，加強部門之間的交流和溝通，實現資源的共享，提高工作效率。第三，在各個部門中形成良好的工作氛圍，潛移默化的影響兼職檔案管理人員，使其能夠主動去學習新知識、新技術。第四，對優秀兼職檔案管理人員給予表彰和獎勵，在各個部門中形成人人創先爭優的工作氛圍。第五，建立終身學習制度。兼職檔案管理人員只有不斷學習新技術、新知識，才能適應社會發展的需要。所以說，學?？梢栽诟鱾€部門中建立起適應性強的終身學習制度，使兼職檔案管理人員形成終身學習的思想觀念，并不斷自主學習新知識，提高自己的科學文化水平，實現檔案管理工作的創新。

（四）建立科學的兼職檔案管理人員素質評價體系

為兼職檔案管理人員量身定做一個科學的素質評價體系，綜合評價兼職檔案管理人員的各方面素質。而素質評價體系包括基本素質評價、職責評價和績效評價。其中，基本素質包括：職業道德素養、服務水平、社交能力、政治素養、工作態度、文字表達能力等。職責評價則是其是否認真完成了每一天的工作任務。績效則是檔案管理和利用活動的結果。因此，必須建立起能夠評價兼職檔案管理人員職責完成的情況以及績效有效性的多層評價標準，并在素質評價中嚴格執行。為兼職檔案管理人員制定合適的激勵約束機制和考核機制，提高其工作積極性和主動性，提高工作效率。

（五）進行文化交流活動，提高工作積極性

為了提高高校兼職檔案管理人員的工作積極性，高校應積極開展相應的文化交流活動，既可以是與兄弟院校的交流活動，也可以是各個部門之間的交流活動。分析兼職檔案管理人員的心理訴求和性格，開展形式活潑、內容豐富的文化交流活動，使大家能在輕松活潑的氛圍中進行文化交流，討論文件收集整理經驗，在相互的交流中正確認識檔案管理工作，并在接下來的工作中進行改革創新，提高工作效率。同時，學校還應提高兼職檔案管理人員的待遇水平，肯定他們的工作，表彰優秀兼職檔案管理人員，激發他們的工作熱情，使他們都能夠孜孜不倦的開展檔案的收集整理工作。

（六）邀請專家開展講座